Come cambiare o sostituire un rappresentante UE GDPR o responsabile GPSR

• Il cambio richiede un nuovo mandato scritto (GDPR Art. 27(1))
• Aggiorna informative privacy ed etichette prodotti con i nuovi dati
• Notifica al vecchio rappresentante la fine del mandato precedente
• Verifica cosa è incluso: gestione richieste, certificati, supporto
• Prezzi e servizi inclusi differiscono significativamente tra fornitori

Aggiornato 30 ottobre 2026 · 8 fonti verificate

Fornitori a confronto

Prezzi pubblicati sul sito di ciascun fornitore al 30 ottobre 2026, IVA esclusa salvo indicazione. Ogni riga rimanda alla sua fonte.

Cosa richiede la legge (Articolo 27 GDPR, Articolo 16 GPSR)

Per le aziende extra-UE che vendono o tracciano persone nell'UE, il GDPR Articolo 27(1) impone la nomina scritta di un rappresentante con sede in UE. Questo rappresentante è punto di contatto per autorità e interessati. Deve essere stabilito in uno Stato membro dove risiedono gli interessati (Art. 27(3)). Per i venditori di prodotti, il GPSR Articolo 16 richiede una persona responsabile stabilita in UE indicata su etichette e documentazione. Questi obblighi si applicano alla maggior parte delle aziende extra-UE che offrono beni o servizi a consumatori UE o monitorano il loro comportamento online. Esistono esenzioni secondo il GDPR Art. 27(2) per trattamenti occasionali, non su larga scala di categorie speciali di dati e attività a basso rischio. Anche le autorità pubbliche sono esenti. Tuttavia, la maggior parte dei venditori e fornitori regolari online non rientra in queste esenzioni e deve nominare un rappresentante.

Nel cambiare rappresentante, la legge non definisce un processo formale, ma è necessario nominare per iscritto il nuovo rappresentante e aggiornare tempestivamente tutti i documenti pubblici (informative privacy, etichette). Così autorità e interessati possono sempre contattare il rappresentante corretto.

Come scegliere un nuovo rappresentante o responsabile

Scegliere il fornitore giusto è fondamentale per la conformità e il buon funzionamento. Verifica che il fornitore sia legalmente stabilito in UE (per GDPR) o UK (per UK GDPR) e possa fornire mandato scritto. Controlla se copre tutti i paesi dove si trovano i tuoi clienti, come richiesto dal GDPR Art. 27(3). Valuta cosa è incluso nel prezzo: alcuni, come REP27, offrono certificato verificabile, gestione illimitata delle richieste e testi pronti per informative e etichette. Altri forniscono solo indirizzo virtuale o fanno pagare extra per richieste o certificati.

Considera il modello di supporto: REP27 garantisce revisione umana e onboarding rapido (entro 24 ore), mentre rep4eu offre risposta email in 72 ore. EU Shield include copertura di responsabilità professionale, utile per aziende che vogliono maggiore sicurezza. Gabsor e Usantis offrono strumenti di compliance e snippet per privacy policy, utili per chi necessita di supporto documentale aggiuntivo.

Controlla sempre la registrazione pubblica del fornitore, la capacità di emettere certificati e se applica costi extra per richieste, certificati o supporto. Così eviterai costi nascosti e garantirai la conformità continua.

Cosa include davvero il prezzo

I prezzi pubblicati per i servizi di rappresentante GDPR e GPSR possono essere fuorvianti se non si guarda cosa è realmente incluso. Ad esempio, il prezzo base di REP27 (da €290/anno) copre mandato scritto, certificato verificabile, gestione illimitata delle richieste e testi pronti per informative o etichette. Non sono previsti costi extra per richieste o certificati. Al contrario, Usantis chiede $30–80/mese per un indirizzo virtuale, ma offre gestione richieste limitata o assente: se autorità o interessati li contattano, potresti dover pagare extra o gestire tu la richiesta. La tariffa di EU Shield (€490/anno) include indirizzo UE, notifica atti, archiviazione ROPA e copertura responsabilità professionale, ma non pubblica dettagli su costi extra. Rep4eu copre tutti i 27 stati UE, fornisce lettera di designazione firmata e gestione corrispondenza per €348/anno, con supporto email (72h). Il piano Gabsor ($79/mese) include rappresentanza UE e UK, strumenti compliance e snippet privacy policy, ma supporto e costi extra non sono dettagliati pubblicamente.

Richiedi sempre un dettaglio completo di cosa è incluso, specialmente se prevedi richieste frequenti da autorità o interessati, o se ti servono certificati per marketplace. Alcuni fornitore possono applicare costi extra per ogni richiesta, certificato o per più entità/prodotti. Altri limitano il numero di utenti o membri del team supportati. Trasparenza e verificabilità sono fondamentali: REP27, ad esempio, fornisce una pagina pubblica di verifica per ogni nomina, essenziale per controlli regolatori e onboarding marketplace.

Costi nascosti ed esclusioni

Nel cambiare o nominare un nuovo rappresentante, costi nascosti ed esclusioni possono creare lacune di conformità o spese impreviste. Alcuni fornitori pubblicizzano prezzi base bassi ma fanno pagare extra per gestire richieste da autorità, emettere certificati o supportare più entità/prodotti. Ad esempio, il prezzo Usantis copre solo indirizzo virtuale, con gestione richieste limitata o assente. EU Shield e rep4eu non pubblicano dettagli su costi extra o esclusioni, quindi devi richiederli prima di sottoscrivere. Il piano Gabsor include strumenti compliance ma non specifica se ci sono costi per richiesta o certificato.

REP27 dichiara chiaramente che richieste illimitate e emissione certificati sono incluse, ma non fornisce consulenza legale né rappresentanza giudiziaria. Questa è un’esclusione comune: la maggior parte dei rappresentanti non assume la tua responsabilità legale né ti rappresenta in tribunale. Rimani responsabile per la conformità e per rispondere a indagini o azioni delle autorità. Periodi di preavviso per cancellazione e durata minima contrattuale non sempre sono pubblicati, quindi chiarisci questi termini prima di cambiare. Se cambi fornitore, evita sovrapposizioni o gap nella rappresentanza per non incorrere in non conformità.

• Verifica eventuali costi per richiesta o prodotto
• Chiedi i termini di preavviso per la disdetta
• Chiarisci limiti di responsabilità ed esclusioni (es. nessuna consulenza legale o rappresentanza giudiziaria)
• Conferma se certificati e verifica pubblica sono inclusi

Come funziona la nomina: passo dopo passo

Cambiare o nominare un nuovo rappresentante GDPR o responsabile GPSR comporta diversi passaggi concreti. Ecco come fare:

1. Identifica i tuoi obblighi: Usa un controllo gratuito del fornitore o consulta il team onboarding per confermare se ti serve rappresentante GDPR, responsabile GPSR o entrambi. REP27 offre una revisione gratuita delle tue attività e clientela.
2. Confronta i fornitori: Consulta la tabella comparativa sopra e richiedi descrizioni dettagliate dei servizi e termini a ciascun fornitore.
3. Onboarding con il nuovo fornitore: Compila il modulo di onboarding fornendo dettagli su azienda, prodotti/servizi e aree di operatività. REP27 effettua revisione umana entro 24 ore lavorative.
4. Firma il mandato scritto: Il fornitore ti invierà un mandato da firmare. È un obbligo legale secondo GDPR Art. 27(1) e GPSR Art. 16.
5. Ricevi certificato e documenti di supporto: REP27 invia lettera firmata, certificato con QR code e codice di verifica, testi pronti per privacy o etichette. Altri fornitore possono emettere lettera di designazione firmata o badge di conformità.
6. Aggiorna informativa privacy ed etichette: Sostituisci i dati del vecchio rappresentante con quelli del nuovo in tutti i documenti pubblici e politiche online.
7. Notifica il precedente rappresentante: Informa per iscritto il vecchio fornitore della cessazione del mandato. Evita confusioni e assicura che solo il nuovo rappresentante sia indicato nei documenti ufficiali.
8. Conserva tutta la documentazione: Tieni copie del mandato firmato, certificato e prova degli aggiornamenti a privacy e etichette. Potranno essere richiesti da autorità o marketplace.

Checklist da seguire oggi:

1. Verifica se ti serve rappresentante GDPR/GPSR
2. Confronta fornitori e richiedi dettagli completi
3. Completa onboarding e invia documenti richiesti
4. Firma mandato e ottieni certificato
5. Aggiorna tutte le informative/etichette pubbliche
6. Comunica per iscritto al vecchio fornitore
7. Conserva prove di nomina e aggiornamenti

Rischi, sanzioni e cosa i fornitori spesso non dicono

Non nominare o aggiornare il rappresentante UE o responsabile può causare gravi conseguenze regolatorie. Secondo GDPR, le autorità possono contattare direttamente il rappresentante (Art. 27(4)) e se non riescono a raggiungere te o il rappresentante, potresti subire indagini o sanzioni. La nomina del rappresentante non trasferisce la tua responsabilità legale: il GDPR Art. 27(5) chiarisce che rimani responsabile della conformità e di eventuali azioni delle autorità. Lo stesso vale per il GPSR in materia di conformità prodotto.

I fornitori raramente evidenziano alcune esclusioni e rischi:

• Esclusioni di responsabilità: I rappresentanti non assumono la tua responsabilità legale né pagano sanzioni per te.
• Preavvisi per cancellazione: Alcuni richiedono preavviso per terminare il contratto; non sempre dichiarato chiaramente.
• Costi per richiesta o prodotto: Alcuni fanno pagare extra per gestire richieste, emettere certificati o supportare più prodotti/entità.
• Limitazioni del servizio: La maggior parte non fornisce consulenza legale o rappresentanza in giudizio. Devi incaricare uno studio legale separatamente per difesa o consulenza.

Per minimizzare rischi:

• Assicurati che il fornitore emetta certificato verificabile e sia stabilito nella giurisdizione richiesta
• Tieni aggiornate informative privacy ed etichette
• Conserva tutta la documentazione e prove di conformità

Scenari realistici: cosa fare

• Azienda SaaS USA con utenti UE: Tratti dati personali di residenti UE ma non hai ufficio UE. Devi nominare rappresentante GDPR in UE. Scegli un fornitore (es. REP27, rep4eu), completa onboarding, firma mandato, aggiorna informativa privacy con nuovi contatti e conserva certificato per verifiche da autorità o clienti.
• Venditore cinese Amazon che spedisce in UE: Vendi prodotti di consumo direttamente a clienti UE tramite Amazon. Devi nominare responsabile GPSR in UE e indicarne i dati sulle etichette. Scegli un fornitore (es. REP27), firma mandato, aggiorna etichette e conserva certificato per controlli marketplace. Se usi già un importatore UE, potresti non aver bisogno di un responsabile separato.
• Negozio online UK che vende in UE: Vendi servizi digitali e beni fisici a clienti UE. Ti servono sia rappresentante GDPR sia responsabile GPSR. Un solo fornitore può coprire entrambi i ruoli (es. REP27), ma devi firmare mandati separati per ogni obbligo. Aggiorna informativa privacy ed etichette e conserva tutti i certificati e documenti di supporto.

In tutti i casi, segui la checklist passo passo sopra e chiarisci con il fornitore cosa è incluso nel prezzo e quale supporto è disponibile in caso di richieste da autorità o interessati.