Comment changer ou remplacer votre représentant RGPD UE ou responsable GPSR

• Le changement nécessite un nouveau mandat écrit et une mise à jour des documents.
• L'article 27 du RGPD et le GPSR exigent une représentation établie dans l'UE pour les entreprises hors UE.
• Les services et inclusions des prestataires varient – comparez attentivement avant de changer.
• REP27 offre des certificats rapides, vérifiables et une vérification publique.
• Des exemptions existent pour les traitements occasionnels à faible risque, mais la plupart des vendeurs ont besoin d'un représentant.

Mis à jour 28 octobre 2026 · 5 sources vérifiées

Prestataires comparés

Prix publiés sur le site de chaque prestataire le 28 octobre 2026, hors TVA sauf mention. Chaque ligne renvoie à sa source.

Ce que la loi exige : explication de l'article 27 RGPD et du GPSR

Selon l'article 27 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), toute entreprise non établie dans l'UE qui propose des biens ou services aux personnes dans l'UE, ou surveille leur comportement, doit nommer un représentant dans l'Union. Ce représentant agit comme point de contact local pour les personnes concernées et les autorités de contrôle. Il doit être établi dans un des États membres de l'UE où se trouvent les personnes concernées. La nomination doit être écrite et les coordonnées du représentant doivent être publiées dans votre notice de confidentialité. Des exemptions existent pour les traitements occasionnels, ne concernant pas des données sensibles ou pénales à grande échelle, et peu susceptibles de présenter un risque pour les individus. Les autorités publiques sont également exemptées.

Le Règlement général sur la sécurité des produits (GPSR), Règlement (UE) 2023/988, oblige les fabricants et vendeurs hors UE de produits de consommation à nommer une personne responsable dans l'UE. Son nom et adresse doivent figurer sur les étiquettes des produits et être accessibles aux autorités et places de marché. La personne responsable garantit la conformité des produits, gère la documentation et sert de contact pour les questions de sécurité. Ne pas nommer de représentant ou personne responsable peut entraîner des amendes, le retrait des produits ou le blocage des ventes.

• Article 27 RGPD : S'applique aux responsables/sous-traitants hors UE offrant biens/services ou surveillant le comportement dans l'UE.
• Article 16 GPSR : S'applique aux fabricants et vendeurs hors UE de produits de consommation.
• Exigences clés : Mandat écrit, établissement dans l'UE, coordonnées publiques, réponse rapide aux autorités.

Pour le RGPD comme pour le GPSR, le représentant ou la personne responsable n'assume pas votre responsabilité juridique mais est un point de contact obligatoire pour la conformité et l'exécution. Ne pas nommer ou mettre à jour votre représentant peut entraîner des risques commerciaux et juridiques importants.

Comment choisir un nouveau représentant ou personne responsable

Lors du changement de votre représentant RGPD UE ou responsable GPSR, il est crucial de sélectionner un prestataire qui répond aux exigences légales et à vos besoins commerciaux. Voici les principaux critères à considérer :

• Établissement dans l'UE : Le prestataire doit être établi dans un État membre de l'UE où se trouvent vos clients. Par exemple, les mandats REP27 sont signés par Europe Services SE à Prague, République tchèque, couvrant tous les pays de l'UE.
• Rapidité et documentation : Quelle est la rapidité d'émission d'un nouveau mandat et certificat ? REP27 et GDPR Gateway Limited promettent une désignation sous 24 heures après réception des informations complètes.
• Portée du service : Le prestataire couvre-t-il toutes vos obligations (RGPD, GPSR, cosmétiques, loi AI, etc.) ? Certains, comme REP27, offrent une couverture multi-services avec certificats distincts pour chaque règlement.
• Transparence et vérification : Tout un chacun peut-il vérifier votre nomination en ligne ? REP27 offre une vérification publique, précieuse pour autorités et places de marché.
• Services inclus et support : Vérifiez si le prix inclut la formulation de la notice de confidentialité, les détails d’étiquetage produit, les revues de conformité ou le support pour plusieurs produits/entités.

Demandez toujours une description claire du service et renseignez-vous sur les frais supplémentaires, délais de préavis ou limites de support. Si vous devez couvrir RGPD et GPSR, confirmez que votre prestataire peut émettre des certificats séparés et vérifiables pour chaque obligation.

Ce que le prix inclut réellement (et coûts cachés)

Les prix publiés pour la représentation RGPD et GPSR varient largement, de 290 €/an (REP27) à 860 €/an (GDPR Gateway Limited), ou 79 $/mois (Gabsor). Toutefois, la valeur réelle dépend de ce qui est inclus dans le prix de base et des éventuels coûts supplémentaires. Voici comment évaluer le coût réel :

• Mandat et certificat : Tous les prestataires listés incluent un mandat écrit et une lettre de confirmation. REP27 et GDPR Gateway Limited fournissent des certificats et la formulation de la notice de confidentialité.
• Vérification publique : REP27 propose une vérification publique de votre nomination, essentielle pour la transparence auprès des autorités et places de marché. Les autres ne précisent pas forcément cette fonctionnalité.
• Renouvellement annuel : La plupart facturent annuellement et exigent un renouvellement pour maintenir la conformité. GDPR Gateway Limited inclut explicitement la confirmation de renouvellement annuel.
• Limites produits ou entités : Le service responsable GPSR de REP27 couvre un nombre illimité de produits par plan, tandis que d'autres prestataires peuvent avoir des limites (non précisées – demandez avant signature).
• Outils de conformité : Gabsor inclut badges de conformité, Trust Center et générateur ROPA, utiles pour certaines entreprises mais non obligatoires légalement.
• Frais cachés : Certains prestataires peuvent facturer en supplément pour entités additionnelles, membres d'équipe ou support à la demande. Demandez toujours un détail complet et une confirmation écrite des inclusions.

Les prestataires communiquent rarement sur les délais de préavis pour changement ou les frais de support à la demande. Si vous prévoyez des changements fréquents ou beaucoup de contacts réglementaires, clarifiez ces conditions à l'avance. Pour les vendeurs de produits, assurez-vous que les mises à jour d’étiquetage et documents sont incluses dans le service.

Fonctionnement de la nomination et du changement : guide étape par étape

Changer votre représentant RGPD UE ou responsable GPSR est un processus en plusieurs étapes qui nécessite une coordination rigoureuse pour éviter toute rupture de conformité. Voici un guide pratique étape par étape :

1. Identifiez vos obligations : Utilisez un contrôle de conformité (comme la revue gratuite REP27) pour confirmer les règlements applicables : RGPD, GPSR, cosmétiques, loi AI, etc.
2. Choisissez un nouveau prestataire : Sélectionnez un prestataire établi dans le pays UE requis, avec une portée de service adaptée à vos besoins. Comparez rapidité, documentation et fonctionnalités incluses.
3. Complétez l’intégration : Remplissez le formulaire d’intégration du prestataire avec les détails de l’entreprise, établissement, et informations sur produits ou services. REP27 et d’autres examinent votre dossier avant signature.
4. Signature du mandat : Le prestataire émet un mandat écrit, généralement sous 24h pour REP27 et GDPR Gateway Limited. Vous recevez une lettre signée, un certificat et la formulation pour notice ou étiquettes.
5. Mettez à jour la documentation : Actualisez immédiatement votre notice de confidentialité, site web et étiquettes produits avec les coordonnées du nouveau représentant. Utilisez le texte exact fourni par le prestataire.
6. Informez l’ancien prestataire : Prévenez votre ancien représentant ou responsable du changement. Vérifiez si votre contrat impose un délai de préavis ou une résiliation formelle.
7. Redirigez les contacts réglementaires : Assurez-vous que toute correspondance des autorités, places de marché ou consommateurs soit adressée à votre nouveau représentant. Pour les vendeurs, mettez à jour vos comptes Amazon, eBay ou autres places de marché.
8. Conservez les preuves : Archivez votre nouveau certificat, mandat et correspondances pour les audits. Utilisez les liens de vérification publique si disponibles (comme avec REP27).

Liste de contrôle pour le changement :

1. Confirmez les obligations à couvrir.
2. Comparez les prestataires selon établissement UE, rapidité et inclusions.
3. Signez un nouveau mandat et recevez la documentation.
4. Mettez à jour tous les supports publics (notice, étiquettes, comptes marketplace).
5. Informez l’ancien prestataire et redirigez les contacts.
6. Conservez les preuves de conformité et certificats de vérification.

Le changement est simple mais doit être géré avec soin pour éviter toute rupture de conformité ou confusion pour autorités et clients.

Risques, amendes et conséquences en cas d’erreur

Ne pas nommer ou mettre à jour correctement votre représentant RGPD UE ou responsable GPSR comporte des risques importants. Selon l'article 83 RGPD, le non-respect peut entraîner des amendes administratives allant jusqu'à 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires mondial annuel, selon le montant le plus élevé. Les règlements produits comme le GPSR peuvent aussi provoquer le retrait des produits, le blocage des ventes ou des rappels si vous n'avez pas de personne responsable valide dans l'UE.

• Amendes réglementaires : Les autorités de contrôle peuvent infliger des amendes substantielles pour absence ou invalidité de représentation. Ces sanctions s'appliquent même si votre entreprise est hors UE.
• Conséquences sur les places de marché : Amazon, eBay et autres exigent la preuve d’une personne responsable valide pour les listings produits. Ne pas mettre à jour ces informations peut entraîner le retrait des produits ou la suspension du compte.
• Interruption d’activité : Sans représentant valide, les autorités peuvent bloquer les importations, retarder les expéditions ou refuser de traiter les demandes réglementaires. Cela peut paralyser vos opérations dans l’UE.
• Responsabilité : Le représentant n'assume pas votre responsabilité juridique. Vous restez responsable de la conformité RGPD ou produit. Des actions légales peuvent être engagées directement contre votre entreprise.
• Risque réputationnel : Le manque de transparence ou le défaut de réponse aux demandes réglementaires peut nuire à votre réputation auprès des clients, partenaires et autorités.

Pour éviter ces risques, assurez-vous que votre nouveau prestataire est établi dans le pays UE requis, propose une vérification publique et couvre toutes vos obligations. Maintenez tous les documents à jour et répondez rapidement aux demandes réglementaires.

Matrice de décision : qui a besoin d’un représentant RGPD UE ou responsable GPSR ?

Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un représentant RGPD UE ou responsable GPSR. Utilisez cette matrice pour déterminer vos obligations :

Des exemptions s'appliquent pour les autorités publiques et pour les traitements occasionnels, à faible risque, ne concernant pas des catégories spéciales ou données pénales. La plupart des vendeurs réguliers vers l’UE, notamment via des places de marché en ligne ou manipulant des données consommateurs, doivent nommer un représentant ou une personne responsable.

Ce que les prestataires ne disent généralement pas

• REP27 : Ne fournit pas de conseils juridiques ni de représentation en justice ; seul le rôle de représentant légal/personne responsable est couvert. Les clients restent responsables de la conformité et des réponses réglementaires.
• Délais de préavis : La plupart des prestataires ne précisent pas de durée minimale de contrat ou délai de préavis pour changer. Demandez toujours ces conditions par écrit pour éviter chevauchements ou interruptions.
• Frais à la demande : Les frais supplémentaires pour support additionnel, mises à jour documentaires ou demandes urgentes sont rarement annoncés. Demandez un barème complet avant signature.
• Limites de responsabilité : Le représentant n'assume pas votre responsabilité juridique. Vous devez maintenir votre propre conformité et répondre aux actions réglementaires.
• Mises à jour documentaires : Changer de prestataire nécessite une mise à jour immédiate des notices, étiquettes et comptes marketplace. Le défaut de mise à jour peut entraîner une non-conformité ou le retrait de produits.
• Vérification : Tous les prestataires n'offrent pas la vérification publique de votre nomination. Cette fonctionnalité est importante pour la transparence auprès des autorités et places de marché.

Avant de nommer ou changer de prestataire, clarifiez tous les termes, frais et limites de support par écrit. Assurez-vous que les coordonnées de votre nouveau prestataire sont publiées et vérifiables comme l'exige la loi.

Scénarios réalistes : ce qui s’applique et que faire

• Scénario 1 : société SaaS américaine avec utilisateurs UE
  Une plateforme SaaS basée aux États-Unis collecte des données personnelles d’utilisateurs UE. Elle n’a pas d’établissement dans l’UE. L’entreprise doit nommer un représentant RGPD UE. REP27, EU Shield, Gabsor ou GDPR Gateway Limited peuvent être choisis. Après changement, la société met à jour sa notice de confidentialité avec les coordonnées du nouveau représentant et conserve le certificat pour les audits.
• Scénario 2 : vendeur chinois Amazon expédiant vers l’UE
  Un fabricant chinois vend des produits de consommation aux clients UE via Amazon. Le vendeur doit nommer une personne responsable GPSR pour les étiquettes produits et, s’il collecte des données clients, un représentant RGPD. REP27 couvre les deux obligations. Le vendeur met à jour les coordonnées sur Amazon et les étiquettes après changement de prestataire, assurant la conformité continue et la continuité des ventes.
• Scénario 3 : boutique en ligne britannique vendant à l’UE
  Un détaillant en ligne basé au Royaume-Uni vend directement aux consommateurs UE. Post-Brexit, le Royaume-Uni n’étant plus dans l’UE, la boutique doit nommer un représentant RGPD UE. Le détaillant choisit un prestataire, signe un nouveau mandat, met à jour sa notice de confidentialité et informe l’ancien représentant. S’il vend des produits physiques, il peut aussi avoir besoin d’une personne responsable GPSR.

Dans tous les scénarios, les étapes clés sont : nommer un prestataire conforme, mettre à jour tous les documents requis, et conserver les preuves de conformité accessibles aux autorités et places de marché.