Cum să schimbi sau să înlocuiești un reprezentant GDPR UE sau persoană responsabilă GPSR

• Schimbarea necesită un mandat scris nou (GDPR Art. 27(1))
• Actualizează notificările de confidențialitate și etichetele produselor cu noile detalii
• Informează-ți vechiul reprezentant pentru a încheia mandatul anterior
• Verifică ce este inclus: gestionarea cererilor, certificate, suport
• Prețurile și serviciile incluse diferă semnificativ în funcție de furnizor

Actualizat 30 October 2026 · 8 surse verificate

Furnizori comparați

Prețuri publicate pe site-ul fiecărui furnizor la data de 30 October 2026, excluzând TVA-ul, cu excepția cazului în care se specifică altfel. Fiecare rând este legat de sursa sa.

Ce cere legea (Articolul 27 GDPR, Articolul 16 GPSR)

Pentru companiile din afara UE care vând sau urmăresc persoane din UE, Articolul 27(1) GDPR impune numirea unui reprezentant stabilit în UE în scris. Acest reprezentant acționează ca punct de contact pentru autoritățile de protecție a datelor și pentru persoanele vizate. Reprezentantul trebuie să fie stabilit într-un stat membru unde se află persoanele vizate (Art. 27(3)). Pentru vânzătorii de produse, Articolul 16 GPSR impune numirea unei persoane responsabile stabilite în UE care să fie indicată pe etichetele produselor și în documentație. Aceste cerințe se aplică majorității companiilor non-UE care oferă bunuri sau servicii consumatorilor din UE sau monitorizează comportamentul lor online. Există excepții conform Articolului 27(2) GDPR pentru prelucrări ocazionale, prelucrări care nu sunt pe scară largă a unor categorii speciale de date și activități cu risc scăzut pentru persoane. Autoritățile publice sunt, de asemenea, exceptate. Totuși, majoritatea vânzătorilor și furnizorilor de servicii online obișnuiți nu se încadrează în aceste excepții și trebuie să numească un reprezentant.

La schimbarea reprezentanților, legea nu prevede un proces formal, dar trebuie să te asiguri că noul reprezentant este numit în scris și că toate documentele publice (cum ar fi notificările de confidențialitate și etichetele produselor) sunt actualizate prompt. Astfel, autoritățile și persoanele vizate pot contacta întotdeauna reprezentantul corect.

Cum să alegi un nou reprezentant sau persoană responsabilă

Alegerea furnizorului potrivit este esențială pentru conformitate și operațiuni fără probleme. Începe prin a confirma că furnizorul este legal stabilit în UE (pentru GDPR) sau în UK (pentru UK GDPR) și poate oferi un mandat scris. Verifică dacă acoperă toate țările în care se află clienții tăi, conform Articolului 27(3) GDPR. Evaluează ce este inclus în preț: unii furnizori, precum REP27, oferă certificat verificabil, gestionare nelimitată a cererilor și texte gata făcute pentru notificări de confidențialitate și etichete. Alții pot oferi doar o adresă virtuală sau pot percepe taxe suplimentare pentru gestionarea cererilor sau emiterea certificatelor.

Ia în considerare modelul de suport al furnizorului: REP27 promite revizuire umană și integrare rapidă (în 24 de ore), în timp ce alții, ca rep4eu, oferă răspuns prin email în 72 de ore. EU Shield include asigurare de răspundere profesională, utilă pentru companiile care doresc siguranță suplimentară. Gabsor și Usantis oferă unelte de conformitate și fragmente pentru politica de confidențialitate, utile pentru companiile care au nevoie de documentație suplimentară.

Verifică întotdeauna înregistrarea publică a furnizorului, capacitatea de a emite certificate și dacă percep taxe suplimentare pentru cereri, certificate sau suport. Astfel eviți costuri ascunse și asiguri conformitatea continuă.

Ce include cu adevărat prețul

Prețurile publicate pentru serviciile de reprezentant GDPR și GPSR pot induce în eroare dacă nu verifici atent ce este inclus. De exemplu, prețul de bază al REP27 (de la 290 €/an) acoperă mandatul scris, un certificat verificabil, gestionarea nelimitată a cererilor și texte gata făcute pentru notificarea de confidențialitate sau etichetele produselor. Nu sunt taxe suplimentare declarate pentru cereri sau certificate. În schimb, Usantis percepe 30–80 $/lună pentru o adresă virtuală, dar oferă gestionare limitată sau inexistentă a cererilor – ceea ce înseamnă că, dacă autoritățile sau persoanele vizate îi contactează, s-ar putea să trebuiască să plătești suplimentar sau să gestionezi singur cererea. Taxa EU Shield de 490 €/an include adresă UE, comunicare acte, stocare ROPA și asigurare de răspundere profesională, dar detalii despre taxe suplimentare nu sunt publicate. Rep4eu acoperă toate cele 27 de state UE și oferă scrisoare de desemnare semnată și gestionare corespondență pentru 348 €/an, cu suport prin email (răspuns în 72h). Planul Gabsor de 79 $/lună include reprezentare UE și UK, unelte de conformitate și fragment pentru politica de confidențialitate, dar suportul și taxele suplimentare nu sunt detaliate pe pagina publică.

Cere întotdeauna o defalcare completă a ceea ce este inclus, mai ales dacă te aștepți să primești cereri frecvente de la autorități sau persoane vizate, sau dacă ai nevoie de certificate pentru marketplace-uri. Unii furnizori pot percepe taxe suplimentare pentru fiecare cerere, fiecare certificat sau pentru gestionarea mai multor entități sau linii de produse. Alții pot limita numărul de utilizatori sau membri ai echipei. Transparența și verificabilitatea sunt esențiale – REP27, de exemplu, oferă o pagină publică de verificare pentru fiecare numire, esențială pentru controalele de reglementare și integrarea pe marketplace-uri.

Costuri ascunse și excluderi

La schimbarea sau numirea unui nou reprezentant, costurile ascunse și excluderile pot genera lacune de conformitate sau cheltuieli neașteptate. Unii furnizori pot promova un preț de bază scăzut, dar pot percepe taxe suplimentare pentru gestionarea cererilor autorităților, emiterea certificatelor sau suport pentru mai multe entități juridice ori produse. De exemplu, prețul publicat de Usantis acoperă doar o adresă virtuală, cu gestionare limitată sau inexistentă a cererilor. EU Shield și rep4eu nu publică detalii despre taxe suplimentare sau excluderi, deci trebuie să ceri aceste informații înainte de a semna. Planul Gabsor include unelte de conformitate, dar nu specifică dacă există taxe per cerere sau per certificat.

REP27 afirmă clar că cererile nelimitate și emiterea certificatelor sunt incluse în preț, dar nu oferă consultanță juridică sau reprezentare în instanță. Aceasta este o excludere comună – majoritatea reprezentanților nu își asumă răspunderea juridică sau reprezentarea în instanță. Rămâi responsabil pentru conformitate și pentru răspunsul la investigațiile sau acțiunile de aplicare ale autorităților. Perioadele de preaviz pentru anulare și durata minimă a contractului nu sunt întotdeauna publicate, deci clarifică aceste condiții înainte de schimbare. Dacă schimbi furnizorul, asigură-te că nu există suprapuneri sau goluri în reprezentare, deoarece acest lucru poate duce la neconformitate.

• Verifică dacă există taxe per cerere sau per produs
• Întreabă despre perioadele de preaviz pentru reziliere
• Clarifică limitele de răspundere și excluderile (ex.: fără consultanță juridică sau reprezentare în instanță)
• Confirmă dacă certificatele și verificarea publică sunt incluse

Cum funcționează numirea: pas cu pas

Schimbarea sau numirea unui nou reprezentant GDPR sau persoană responsabilă GPSR implică mai mulți pași concreți. Iată cum să procedezi:

1. Identifică-ți obligațiile: Folosește un test gratuit al unui furnizor sau consultă echipa lor de onboarding pentru a confirma dacă ai nevoie de reprezentant GDPR, persoană responsabilă GPSR sau ambele. REP27 oferă o evaluare gratuită a activităților tale și a bazei de clienți.
2. Compară furnizorii: Consultă tabelul de comparație de mai sus și solicită descrieri detaliate ale serviciilor și condițiilor de la fiecare furnizor.
3. Înregistrează-te la noul furnizor: Completează formularul lor de onboarding, oferind detalii despre compania ta, produsele/serviciile și zonele în care operezi. REP27 face o revizuire umană în 24 de ore lucrătoare.
4. Semnează mandatul scris: Furnizorul îți va trimite un mandat de semnat. Acesta este o cerință legală conform Articolului 27(1) GDPR și Articolului 16 GPSR.
5. Primește certificatul și documentele suport: REP27 trimite o scrisoare semnată, un certificat cu cod QR și cod de verificare, precum și texte gata făcute pentru notificarea de confidențialitate sau etichetele produselor. Alți furnizori pot emite o scrisoare de desemnare semnată sau o insignă de conformitate.
6. Actualizează notificarea de confidențialitate și etichetele produselor: Înlocuiește detaliile vechiului reprezentant cu cele ale noului furnizor în toate documentele publice și politicile online.
7. Informează-ți vechiul reprezentant: Anunță-l în scris că mandatul lor este terminat. Astfel eviți confuziile și te asiguri că doar noul reprezentant este listat în documentele oficiale.
8. Păstrează toată documentația: Păstrează copii ale mandatului semnat, certificatului și dovezii actualizării notificării de confidențialitate și etichetelor. Acestea pot fi solicitate de autorități sau marketplace-uri.

Listă de verificare pentru azi:

1. Identifică dacă ai nevoie de reprezentant GDPR/GPSR
2. Compară furnizorii și cere detalii complete despre servicii
3. Înregistrează-te și trimite documentele necesare
4. Semnează mandatul și obține certificatul
5. Actualizează toate notificările și etichetele publice
6. Informează-ți vechiul furnizor în scris
7. Păstrează dovezile numirii și actualizărilor

Riscuri, amenzi și ce nu spun de obicei furnizorii

Nerespectarea numirii sau actualizării reprezentantului tău UE sau a persoanei responsabile poate atrage consecințe serioase din partea autorităților. Conform GDPR, autoritățile pot contacta direct reprezentantul tău (Articolul 27(4)), iar dacă nu pot lua legătura cu tine sau cu reprezentantul, poți fi supus investigațiilor sau amenzilor. Numirea unui reprezentant nu transferă răspunderea ta juridică – Articolul 27(5) GDPR clarifică faptul că rămâi responsabil pentru conformitate și orice acțiune de aplicare a legii. Același principiu se aplică și conform GPSR pentru conformitatea produselor.

Furnizorii evită adesea să evidențieze anumite excluderi și riscuri:

• Excluderi de răspundere: Reprezentanții nu își asumă responsabilitatea juridică sau plata amenzilor în numele tău.
• Perioade de preaviz pentru anulare: Unii furnizori pot cere notificare prealabilă pentru rezilierea contractului; acest lucru nu este întotdeauna menționat clar.
• Taxe per cerere sau per produs: Unii furnizori pot percepe taxe suplimentare pentru gestionarea cererilor, emiterea certificatelor sau suport pentru mai multe produse sau entități.
• Limitări ale serviciilor: Majoritatea reprezentanților nu oferă consultanță juridică sau reprezentare în instanță. Trebuie să angajezi separat un cabinet de avocatură dacă ai nevoie de apărare juridică sau consultanță.

Pentru a minimiza riscurile:

• Asigură-te că furnizorul emite un certificat verificabil și este stabilit în jurisdicția cerută
• Menține notificarea de confidențialitate și etichetele produselor actualizate
• Păstrează toate documentele și dovezile de conformitate

Scenarii realiste: ce să faci

• Companie SaaS din SUA cu utilizatori UE: Prelucrezi date personale ale rezidenților UE, dar nu ai birou în UE. Trebuie să numești un reprezentant GDPR în UE. Alege un furnizor (ex. REP27, rep4eu), finalizează onboarding-ul, semnează mandatul, actualizează notificarea de confidențialitate cu noile date de contact și păstrează certificatul pentru verificarea autorităților sau clienților.
• Vânzător chinez pe Amazon care livrează în UE: Vinzi produse de consum direct clienților UE prin Amazon. Trebuie să numești o persoană responsabilă GPSR în UE și să afișezi detaliile acesteia pe etichetele produselor. Alege un furnizor (ex. REP27), semnează mandatul, actualizează etichetele și păstrează certificatul pentru verificările marketplace-ului. Dacă folosești deja un importator UE, s-ar putea să nu ai nevoie de o persoană responsabilă separată.
• Magazin online UK care vinde în UE: Vinzi atât servicii digitale, cât și bunuri fizice clienților UE. Ai nevoie atât de reprezentant GDPR, cât și de persoană responsabilă GPSR. Un singur furnizor poate acoperi ambele roluri (ex. REP27), dar trebuie să semnezi mandate separate pentru fiecare obligație. Actualizează notificarea de confidențialitate și etichetele și păstrează toate certificatele și documentele suport.

În toate scenariile, asigură-te că urmezi lista de verificare pas cu pas de mai sus și clarifică cu furnizorul ce este inclus în preț și ce suport este disponibil dacă primești cereri de la autorități sau persoane vizate.