Sådan skifter eller udskifter du en EU GDPR-repræsentant eller GPSR-ansvarlig person

• Skift kræver et nyt skriftligt mandat (GDPR Art. 27(1))
• Opdater privatlivspolitikker og produktetiketter med nye oplysninger
• Underret din gamle repræsentant om at afslutte det tidligere mandat
• Tjek hvad der er inkluderet: håndtering af anmodninger, certifikater, support
• Priser og inkluderede tjenester varierer betydeligt mellem leverandører

Opdateret 30 October 2026 · 8 kilder tjekket

Udbydere sammenlignet

Priser som offentliggjort på hver udbyders hjemmeside den 30 October 2026, eksklusive moms medmindre andet er angivet. Hver række linker til sin kilde.

Hvad loven kræver (GDPR artikel 27, GPSR artikel 16)

For virksomheder uden for EU, der sælger til eller sporer personer i EU, kræver GDPR artikel 27(1) udpegning af en EU-baseret repræsentant skriftligt. Denne repræsentant fungerer som kontaktpunkt for databeskyttelsesmyndigheder og registrerede personer. Repræsentanten skal være etableret i et medlemsland, hvor de registrerede personer befinder sig (art. 27(3)). For produktsælgere kræver GPSR artikel 16 en ansvarlig person etableret i EU, som skal navngives på produktetiketter og dokumentation. Disse krav gælder for de fleste ikke-EU virksomheder, der tilbyder varer eller tjenester til EU-forbrugere eller overvåger deres online adfærd. Undtagelser findes under GDPR artikel 27(2) for lejlighedsvis behandling, ikke-storskala behandling af særlige datatyper og aktiviteter uden risiko for enkeltpersoner. Offentlige myndigheder er også undtaget. De fleste almindelige online sælgere og tjenesteudbydere er dog ikke omfattet af disse undtagelser og skal udpege en repræsentant.

Ved skift af repræsentant angiver loven ikke en formel overgangsproces, men du skal sikre, at din nye repræsentant udpeges skriftligt, og at alle offentlige dokumenter (såsom privatlivspolitikker og produktetiketter) opdateres hurtigt. Dette sikrer, at myndigheder og enkeltpersoner altid kan kontakte den korrekte repræsentant.

Sådan vælger du en ny repræsentant eller ansvarlig person

Valget af den rette leverandør er afgørende for overholdelse og smidig drift. Start med at bekræfte, at leverandøren er juridisk etableret i EU (for GDPR) eller UK (for UK GDPR) og kan levere et skriftligt mandat. Tjek om de dækker alle de lande, hvor dine kunder befinder sig, som krævet af GDPR artikel 27(3). Vurder hvad der er inkluderet i prisen: nogle leverandører, som REP27, tilbyder verificerbare certifikater, ubegrænset håndtering af anmodninger og færdiglavet tekst til privatlivspolitikker og produktetiketter. Andre tilbyder kun en virtuel adresse eller tager ekstra for håndtering af anmodninger eller certifikater.

Overvej leverandørens supportmodel: REP27 lover manuel gennemgang og hurtig onboarding (inden for 24 timer), mens andre som rep4eu tilbyder 72 timers email-svar. EU Shield inkluderer professionel ansvarsforsikring, hvilket kan være relevant for virksomheder, der ønsker ekstra sikkerhed. Gabsor og Usantis tilbyder compliance-værktøjer og uddrag til privatlivspolitikker, hvilket kan være nyttigt for virksomheder med behov for ekstra dokumentationsstøtte.

Tjek altid leverandørens offentlige registrering, evne til at udstede certifikater, og om de tager ekstra gebyrer for anmodninger, certifikater eller support. Det hjælper med at undgå skjulte omkostninger og sikrer løbende overholdelse.

Hvad prisen reelt inkluderer

Offentliggjorte priser for GDPR- og GPSR-repræsentanttjenester kan være misvisende, hvis du ikke ser nærmere på, hvad der faktisk er inkluderet. For eksempel dækker REP27’s basispris (fra €290/år) det skriftlige mandat, et verificerbart certifikat, ubegrænset håndtering af anmodninger og færdiglavet tekst til din privatlivspolitik eller produktetiketter. Der er ingen angivne ekstra gebyrer for anmodninger eller certifikater. Til sammenligning opkræver Usantis $30–80/måned for en virtuel adresse, men tilbyder begrænset eller ingen håndtering af anmodninger – hvilket betyder, at hvis myndigheder eller registrerede kontakter dem, kan du skulle betale ekstra eller håndtere anmodningen selv. EU Shield’s €490/år inkluderer EU-adresse, processervice, ROPA-opbevaring og professionel ansvarsforsikring, men detaljer om ekstra gebyrer offentliggøres ikke. Rep4eu dækker alle 27 EU-lande og leverer et underskrevet udpegningsbrev og håndtering af korrespondance for €348/år, med support via email (72 timers svartid). Gabsor’s $79/måned plan inkluderer både EU og UK repræsentation, compliance-værktøjer og uddrag til privatlivspolitik, men support og ekstra gebyrer er ikke detaljeret på deres offentlige side.

Bed altid om en fuld oversigt over, hvad der er inkluderet, især hvis du forventer hyppige anmodninger fra myndigheder eller registrerede, eller hvis du har brug for certifikater til markedspladser. Nogle leverandører kan opkræve ekstra for hver anmodning, hvert certifikat eller for håndtering af mere end én enhed eller produktlinje. Andre kan begrænse antallet af understøttede brugere eller teammedlemmer. Transparens og verificerbarhed er afgørende – REP27 tilbyder for eksempel en offentlig verifikationsside for hver udpegning, hvilket er essentielt for regulatoriske kontroller og onboarding på markedspladser.

Skjulte omkostninger og undtagelser

Ved skift eller udpegning af ny repræsentant kan skjulte omkostninger og undtagelser føre til overholdelsesbrister eller uventede udgifter. Nogle leverandører annoncerer en lav basispris, men opkræver ekstra for håndtering af anmodninger fra myndigheder, udstedelse af certifikater eller støtte til mere end én juridisk enhed eller produkt. For eksempel dækker Usantis’ offentliggjorte pris kun en virtuel adresse med begrænset eller ingen håndtering af anmodninger. EU Shield og rep4eu offentliggør ikke detaljer om ekstra gebyrer eller undtagelser, så du skal bede om disse oplysninger før tilmelding. Gabsor inkluderer compliance-værktøjer, men specificerer ikke, om der er gebyrer per anmodning eller certifikat.

REP27 angiver klart, at ubegrænsede anmodninger og certifikatudstedelse er inkluderet i prisen, men tilbyder ikke juridisk rådgivning eller retslig repræsentation. Dette er en almindelig undtagelse – de fleste repræsentanter påtager sig ikke dit juridiske ansvar eller repræsenterer dig i retten. Du er selv ansvarlig for overholdelse og for at svare på regulatoriske undersøgelser eller håndhævelsesforanstaltninger. Opsigelsesvarsler og minimumskontraktlængder offentliggøres ikke altid, så afklar disse vilkår før skift. Hvis du skifter leverandør, skal du sikre, at der ikke er overlap eller hul i repræsentationen, da det kan føre til manglende overholdelse.

• Tjek for gebyrer per anmodning eller produkt
• Spørg om opsigelsesvarsler
• Afklar ansvarsbegrænsninger og undtagelser (fx ingen juridisk rådgivning eller retslig repræsentation)
• Bekræft om certifikater og offentlig verifikation er inkluderet

Sådan fungerer udpegningen: trin for trin

At skifte eller udpege en ny GDPR-repræsentant eller GPSR-ansvarlig person indebærer flere konkrete trin. Sådan gør du:

1. Identificer dine forpligtelser: Brug en leverandørs gratis tjek eller kontakt deres onboarding-team for at bekræfte, om du har brug for en GDPR-repræsentant, GPSR-ansvarlig person eller begge dele. REP27 tilbyder en gratis gennemgang af dine forretningsaktiviteter og kundebase.
2. Sammenlign leverandører: Gennemgå sammenligningstabellen ovenfor og anmod om detaljerede servicebeskrivelser og vilkår fra hver leverandør.
3. Onboard med den nye leverandør: Udfyld deres onboarding-formular med oplysninger om din virksomhed, produkter/tjenester og hvor du opererer. REP27 foretager manuel gennemgang inden for 24 arbejds timer.
4. Underskriv det skriftlige mandat: Leverandøren sender dig et mandat til underskrift. Dette er et lovkrav under GDPR artikel 27(1) og GPSR artikel 16.
5. Modtag dit certifikat og støttedokumenter: REP27 sender et underskrevet brev, et certifikat med QR-kode og verifikationskode samt færdiglavet tekst til din privatlivspolitik eller produktetiketter. Andre leverandører kan udstede et underskrevet udpegningsbrev eller compliance-mærkat.
6. Opdater din privatlivspolitik og produktetiketter: Erstat den gamle repræsentants oplysninger med den nye leverandørs information i alle offentlige dokumenter og online politikker.
7. Informer din tidligere repræsentant: Underret din gamle leverandør skriftligt om, at deres mandat er ophørt. Dette undgår forvirring og sikrer, at kun din nye repræsentant er opført i officielle dokumenter.
8. Bevar al dokumentation: Gem kopier af det underskrevne mandat, certifikat og bevis for opdateringer til privatlivspolitik og etiketter. Disse kan blive efterspurgt af myndigheder eller markedspladser.

Tjekliste til at følge i dag:

1. Identificer om du har brug for GDPR/GPSR repræsentant
2. Sammenlign leverandører og anmod om fulde servicedetaljer
3. Onboard og indsend nødvendige dokumenter
4. Underskriv mandat og modtag certifikat
5. Opdater alle offentlige meddelelser/etiketter
6. Informer din gamle leverandør skriftligt
7. Bevar bevis for udpegning og opdateringer

Risici, bøder og hvad leverandører normalt ikke siger

Undladelse af at udpege eller opdatere din EU-repræsentant eller ansvarlige person kan medføre alvorlige regulatoriske konsekvenser. Under GDPR kan myndigheder kontakte din repræsentant direkte (artikel 27(4)), og hvis de ikke kan nå dig eller din repræsentant, kan du blive genstand for undersøgelser eller bøder. Udpegning af en repræsentant overfører ikke dit juridiske ansvar – GDPR artikel 27(5) fastslår, at du fortsat er ansvarlig for overholdelse og eventuelle håndhævelsesforanstaltninger. Samme princip gælder under GPSR for produktoverholdelse.

Leverandører fremhæver sjældent visse undtagelser og risici:

• Ansvarsfraskrivelser: Repræsentanter påtager sig ikke dit juridiske ansvar eller betaler bøder på dine vegne.
• Opsigelsesvarsler: Nogle leverandører kræver forudgående varsel for at opsige kontrakten; dette er ikke altid oplyst på forhånd.
• Gebyrer per anmodning eller produkt: Nogle leverandører kan opkræve ekstra for håndtering af anmodninger, udstedelse af certifikater eller støtte til flere produkter eller enheder.
• Tjenestebegrænsninger: De fleste repræsentanter yder ikke juridisk rådgivning eller retslig repræsentation. Du skal selv engagere et advokatfirma, hvis du har brug for juridisk forsvar eller rådgivning.

For at minimere risici:

• Sørg for, at din leverandør udsteder et verificerbart certifikat og er etableret i den krævede jurisdiktion
• Hold din privatlivspolitik og produktetiketter opdaterede
• Bevar al dokumentation og bevis for overholdelse

Realistiske scenarier: Hvad du skal gøre

• US SaaS-virksomhed med EU-brugere: Du behandler persondata om EU-borgere, men har ikke kontor i EU. Du skal udpege en GDPR-repræsentant i EU. Vælg en leverandør (fx REP27, rep4eu), gennemfør onboarding, underskriv mandatet, opdater din privatlivspolitik med de nye kontaktoplysninger, og gem certifikatet til verificering af myndigheder eller kunder.
• Kinesisk Amazon-sælger, der sender til EU: Du sælger forbrugerprodukter direkte til EU-kunder via Amazon. Du skal udpege en GPSR ansvarlig person i EU og vise deres oplysninger på dine produktetiketter. Vælg en leverandør (fx REP27), underskriv mandatet, opdater dine etiketter, og gem certifikatet til markedspladskontrol. Hvis du allerede bruger en EU-baseret importør, behøver du muligvis ikke en separat ansvarlig person.
• UK online butik, der sælger til EU: Du sælger både digitale tjenester og fysiske varer til EU-kunder. Du har brug for både en GDPR-repræsentant og en GPSR ansvarlig person. Én leverandør kan dække begge roller (fx REP27), men du skal underskrive separate mandater for hver forpligtelse. Opdater din privatlivspolitik og produktetiketter, og gem alle certifikater og støttedokumenter.

I alle scenarier skal du følge tjeklisten ovenfor og afklare med din leverandør, hvad der er inkluderet i prisen, og hvilken support der er tilgængelig, hvis du modtager anmodninger fra myndigheder eller registrerede personer.