Comment changer ou remplacer un représentant EU GDPR ou une personne responsable GPSR

• Le changement nécessite un nouveau mandat écrit (RGPD Art. 27(1))
• Mettez à jour les avis de confidentialité et les étiquettes produits avec les nouvelles coordonnées
• Informez votre ancien représentant pour qu'il mette fin au mandat précédent
• Vérifiez ce qui est inclus : gestion des demandes, certificats, support
• Les prix et services inclus diffèrent significativement selon le prestataire

Mis à jour 30 octobre 2026 · 8 sources vérifiées

Prestataires comparés

Prix publiés sur le site de chaque prestataire le 30 octobre 2026, hors TVA sauf mention. Chaque ligne renvoie à sa source.

Ce que la loi exige (Article 27 RGPD, Article 16 GPSR)

Pour les entreprises hors UE vendant à ou suivant des personnes dans l'UE, l'article 27(1) du RGPD impose la désignation écrite d'un représentant établi dans l'UE. Ce représentant agit comme point de contact pour les autorités de protection des données et les personnes concernées. Il doit être établi dans un État membre où se trouvent les personnes concernées (Art. 27(3)). Pour les vendeurs de produits, l'article 16 du GPSR exige qu'une personne responsable établie dans l'UE soit nommée sur les étiquettes et documents produits. Ces obligations s'appliquent à la plupart des entreprises hors UE offrant biens ou services aux consommateurs de l'UE ou surveillant leur comportement en ligne. Des exemptions existent selon l'article 27(2) du RGPD pour les traitements occasionnels, non massifs de catégories particulières de données, ou activités peu risquées. Les autorités publiques sont aussi exemptées. Cependant, la majorité des vendeurs et prestataires en ligne réguliers doivent nommer un représentant.

Lors du changement de représentant, la loi ne précise pas de procédure formelle, mais vous devez vous assurer que le nouveau représentant est nommé par écrit et que tous les documents publics (notices de confidentialité, étiquettes produits) sont rapidement mis à jour. Cela garantit que les autorités et individus peuvent contacter le bon représentant en permanence.

Comment choisir un nouveau représentant ou responsable

Choisir le bon prestataire est crucial pour la conformité et le bon fonctionnement. Commencez par vérifier que le prestataire est légalement établi dans l'UE (pour RGPD) ou au Royaume-Uni (pour UK GDPR) et peut fournir un mandat écrit. Vérifiez s'il couvre tous les pays où vos clients sont situés, comme l'exige l'article 27(3) du RGPD. Évaluez ce qui est inclus dans le prix : certains prestataires, comme REP27, offrent un certificat vérifiable, gestion illimitée des demandes et textes prêts à l'emploi pour notices et étiquettes. D'autres ne fournissent qu'une adresse virtuelle ou facturent en supplément la gestion des demandes ou la délivrance de certificats.

Considérez le modèle de support : REP27 promet une revue humaine et une intégration rapide (sous 24h), tandis que rep4eu propose une réponse par email sous 72h. EU Shield inclut une couverture responsabilité professionnelle, utile pour les entreprises cherchant une assurance supplémentaire. Gabsor et Usantis offrent des outils de conformité et extraits de politique de confidentialité, utiles pour un support documentaire complémentaire.

Vérifiez toujours l’enregistrement public du prestataire, sa capacité à délivrer des certificats, et s’il facture des frais supplémentaires pour les demandes, certificats ou support. Cela évitera des coûts cachés et assurera la conformité continue.

Ce que le prix inclut réellement

Les prix publiés pour les services de représentant RGPD et GPSR peuvent être trompeurs si vous ne regardez pas précisément ce qui est inclus. Par exemple, le prix de base de REP27 (à partir de 290 €/an) couvre le mandat écrit, un certificat vérifiable, la gestion illimitée des demandes et des textes prêts à l’emploi pour votre notice de confidentialité ou étiquettes produits. Aucun frais supplémentaire n’est indiqué pour les demandes ou certificats. En revanche, Usantis facture 30 à 80 $/mois pour une adresse virtuelle, mais offre une gestion limitée ou inexistante des demandes — ce qui signifie que si autorités ou personnes concernées les contactent, vous devrez peut-être payer en plus ou gérer vous-même la demande. Le tarif de 490 €/an d’EU Shield inclut une adresse EU, signification de procédure, stockage ROPA et couverture responsabilité professionnelle, mais les frais supplémentaires ne sont pas publiés. Rep4eu couvre les 27 États UE et fournit une lettre de désignation signée et la gestion du courrier pour 348 €/an, avec support email (réponse sous 72h). Le plan à 79 $/mois de Gabsor inclut la représentation EU et UK, des outils conformité et un extrait de politique de confidentialité, mais support et frais supplémentaires ne sont pas détaillés publiquement.

Demandez toujours un détail complet de ce qui est inclus, surtout si vous attendez des demandes fréquentes des autorités ou personnes concernées, ou si vous avez besoin de certificats pour les places de marché. Certains prestataires facturent en plus chaque demande, chaque certificat, ou la gestion de plusieurs entités ou gammes de produits. D’autres limitent le nombre d’utilisateurs ou membres d’équipe supportés. La transparence et la vérifiabilité sont essentielles — REP27, par exemple, fournit une page de vérification publique pour chaque nomination, indispensable pour les contrôles réglementaires et l’intégration aux places de marché.

Coûts cachés et exclusions

Lors du changement ou de la nomination d’un nouveau représentant, les coûts cachés et exclusions peuvent entraîner des lacunes de conformité ou des dépenses imprévues. Certains prestataires annoncent un prix de base bas mais facturent en plus la gestion des demandes des autorités, la délivrance de certificats ou le support de plusieurs entités ou produits. Par exemple, le prix publié d’Usantis couvre uniquement une adresse virtuelle, avec gestion des demandes limitée ou inexistante. EU Shield et rep4eu ne publient pas les détails des frais supplémentaires ou exclusions, vous devez donc demander ces informations avant de vous engager. Le plan de Gabsor inclut des outils conformité mais ne précise pas s’il y a des frais par demande ou certificat.

REP27 indique clairement que les demandes illimitées et la délivrance de certificats sont incluses, mais ne fournit pas de conseils juridiques ni de représentation en justice. C’est une exclusion courante — la plupart des représentants n’assument pas votre responsabilité juridique ni ne vous représentent en justice. Vous restez responsable de la conformité et des réponses aux enquêtes ou actions des autorités. Les délais de préavis pour résiliation et durées minimales de contrat ne sont pas toujours publiés, clarifiez ces conditions avant de changer. Si vous changez de prestataire, assurez-vous qu’il n’y ait ni chevauchement ni interruption de représentation, ce qui pourrait entraîner une non-conformité.

• Vérifiez les frais par demande ou par produit
• Demandez les délais de préavis pour résiliation
• Clarifiez les limites de responsabilité et exclusions (ex : pas de conseil juridique ni représentation en justice)
• Confirmez si certificats et vérification publique sont inclus

Comment fonctionne la nomination : étape par étape

Changer ou nommer un nouveau représentant RGPD ou responsable GPSR implique plusieurs étapes concrètes. Voici comment procéder :

1. Identifiez vos obligations : Utilisez un test gratuit du prestataire ou consultez leur équipe d’intégration pour confirmer si vous avez besoin d’un représentant RGPD, d’une personne responsable GPSR, ou des deux. REP27 propose une revue gratuite de vos activités et clientèle.
2. Comparez les prestataires : Consultez le tableau comparatif ci-dessus et demandez des descriptions détaillées des services et conditions à chaque prestataire.
3. Intégrez-vous auprès du nouveau prestataire : Remplissez leur formulaire d’intégration en fournissant les détails sur votre entreprise, produits/services et zones d’activité. REP27 réalise une revue humaine sous 24 heures ouvrées.
4. Signez le mandat écrit : Le prestataire vous enverra un mandat à signer. C’est une obligation légale selon l’article 27(1) du RGPD et l’article 16 du GPSR.
5. Recevez votre certificat et documents justificatifs : REP27 envoie une lettre signée, un certificat avec QR code et code de vérification, ainsi que des textes prêts à l’emploi pour votre notice de confidentialité ou étiquettes produits. D’autres prestataires peuvent délivrer une lettre de désignation signée ou un badge conformité.
6. Mettez à jour votre notice de confidentialité et vos étiquettes produits : Remplacez les coordonnées de l’ancien représentant par celles du nouveau dans tous les documents publics et politiques en ligne.
7. Informez votre ancien représentant : Prévenez votre ancien prestataire par écrit que son mandat est résilié. Cela évite toute confusion et garantit que seul votre nouveau représentant figure dans les documents officiels.
8. Conservez toute la documentation : Gardez copies du mandat signé, du certificat et des preuves de mise à jour de la notice et des étiquettes. Ces documents peuvent être demandés par les autorités ou places de marché.

Liste de contrôle à suivre dès aujourd’hui :

1. Identifiez si vous avez besoin d’un représentant RGPD/GPSR
2. Comparez les prestataires et demandez les détails complets
3. Intégrez-vous et soumettez les documents requis
4. Signez le mandat et obtenez le certificat
5. Mettez à jour tous les avis et étiquettes publics
6. Informez votre ancien prestataire par écrit
7. Conservez les preuves de nomination et mises à jour

Risques, amendes et ce que les prestataires ne disent généralement pas

Ne pas nommer ou mettre à jour votre représentant EU ou personne responsable peut entraîner de graves conséquences réglementaires. Selon le RGPD, les autorités peuvent contacter directement votre représentant (Article 27(4)) et si elles ne peuvent vous joindre ni votre représentant, vous risquez enquêtes ou amendes. La nomination d’un représentant ne transfère pas votre responsabilité juridique — l’article 27(5) du RGPD précise que vous restez responsable de la conformité et des actions des autorités. Le même principe s’applique sous le GPSR pour la conformité produit.

Les prestataires mettent rarement en avant certaines exclusions et risques :

• Exclusions de responsabilité : Les représentants ne prennent pas en charge votre responsabilité juridique ni ne paient d’amendes à votre place.
• Délais de préavis pour résiliation : Certains prestataires exigent un préavis pour résilier, ce qui n’est pas toujours indiqué clairement.
• Frais par demande ou produit : Certains facturent en plus la gestion des demandes, la délivrance de certificats ou le support multi-produits/entités.
• Limitations de service : La plupart des représentants ne fournissent pas de conseils juridiques ni de représentation en justice. Vous devez engager un cabinet d’avocats séparément pour défense ou conseils.

Pour minimiser les risques :

• Assurez-vous que votre prestataire délivre un certificat vérifiable et est établi dans la juridiction requise
• Maintenez votre notice de confidentialité et étiquettes produits à jour
• Conservez toute la documentation et preuves de conformité

Scénarios réalistes : que faire

• Entreprise SaaS US avec utilisateurs EU : Vous traitez des données personnelles de résidents EU mais n’avez pas de bureau dans l’UE. Vous devez nommer un représentant RGPD dans l’UE. Choisissez un prestataire (ex. REP27, rep4eu), complétez l’intégration, signez le mandat, mettez à jour votre notice de confidentialité avec les nouvelles coordonnées et conservez le certificat pour vérification par autorités ou clients.
• Vendeur chinois Amazon expédiant vers l’UE : Vous vendez des produits de consommation directement aux clients EU via Amazon. Vous devez nommer une personne responsable GPSR dans l’UE et afficher ses coordonnées sur vos étiquettes produits. Choisissez un prestataire (ex. REP27), signez le mandat, mettez à jour vos étiquettes et conservez le certificat pour contrôles marketplace. Si vous utilisez déjà un importateur EU, vous n’avez peut-être pas besoin d’une personne responsable distincte.
• Boutique en ligne UK vendant à l’UE : Vous vendez des services numériques et des biens physiques aux clients EU. Vous avez besoin à la fois d’un représentant RGPD et d’une personne responsable GPSR. Un seul prestataire peut couvrir les deux rôles (ex. REP27), mais vous devez signer des mandats séparés pour chaque obligation. Mettez à jour votre notice de confidentialité et vos étiquettes, et conservez tous les certificats et documents justificatifs.

Dans tous les cas, suivez la checklist étape par étape ci-dessus et clarifiez avec votre prestataire ce qui est inclus dans le prix et quel support est disponible en cas de demandes des autorités ou personnes concernées.