Jak zmienić lub zastąpić przedstawiciela GDPR lub osobę odpowiedzialną GPSR

• Zmiana wymaga nowego pisemnego mandatu (RODO art. 27 ust. 1)
• Zaktualizuj politykę prywatności i etykiety produktów z nowymi danymi
• Poinformuj poprzedniego przedstawiciela o zakończeniu mandatu
• Sprawdź, co jest w cenie: obsługa żądań, certyfikaty, wsparcie
• Ceny i zakres usług różnią się znacznie w zależności od dostawcy

Zaktualizowane 30 October 2026 · 8 sprawdzone źródła

Porównani dostawcy

Ceny opublikowane na stronie każdego dostawcy w dniu 30 October 2026, z wyłączeniem VAT, chyba że zaznaczone inaczej. Każdy wiersz prowadzi do jego źródła.

Wymogi prawne (RODO art. 27, GPSR art. 16)

Dla firm spoza UE sprzedających lub monitorujących osoby w UE art. 27 ust. 1 RODO wymaga pisemnego wyznaczenia przedstawiciela z siedzibą w UE. Przedstawiciel ten jest punktem kontaktowym dla organów ochrony danych i osób, których dane dotyczą. Musi być ustanowiony w państwie członkowskim, gdzie znajdują się osoby, których dane dotyczą (art. 27 ust. 3). Dla sprzedawców produktów art. 16 GPSR wymaga wskazania osoby odpowiedzialnej z UE na etykietach i dokumentacji produktów. Wymogi te dotyczą większości firm spoza UE oferujących towary lub usługi konsumentom UE lub monitorujących ich zachowanie online. Istnieją wyjątki zgodnie z art. 27 ust. 2 RODO dla okazjonalnego przetwarzania, przetwarzania nie na dużą skalę szczególnych kategorii danych oraz działań mało ryzykownych dla osób. Wyjątki dotyczą też organów publicznych. Jednak większość regularnych sprzedawców i usługodawców online nie kwalifikuje się do tych wyjątków i musi wyznaczyć przedstawiciela.

Przy zmianie przedstawiciela prawo nie określa formalnego procesu przejścia, ale należy zapewnić pisemne wyznaczenie nowego przedstawiciela oraz niezwłoczną aktualizację wszystkich dokumentów publicznych (np. polityk prywatności i etykiet produktów). Zapewnia to, że organy i osoby mogą zawsze kontaktować się z właściwym przedstawicielem.

Jak wybrać nowego przedstawiciela lub osobę odpowiedzialną

Wybór odpowiedniego dostawcy jest kluczowy dla zgodności i sprawnego działania. Zacznij od potwierdzenia, że dostawca jest prawnie ustanowiony w UE (dla RODO) lub UK (dla UK GDPR) i może dostarczyć pisemny mandat. Sprawdź, czy obejmuje wszystkie kraje, w których masz klientów, zgodnie z art. 27 ust. 3 RODO. Oceń, co jest w cenie: niektórzy dostawcy, jak REP27, oferują weryfikowalny certyfikat, nieograniczoną obsługę żądań oraz gotowe teksty do polityk prywatności i etykiet produktów. Inni mogą oferować tylko wirtualny adres lub pobierać dodatkowe opłaty za obsługę żądań czy wystawianie certyfikatów.

Weź pod uwagę model wsparcia: REP27 zapewnia weryfikację przez człowieka i szybkie wdrożenie (w 24 godziny), podczas gdy rep4eu oferuje odpowiedź e-mailową w 72 godziny. EU Shield zawiera ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej, co może być ważne dla firm szukających dodatkowego zabezpieczenia. Gabsor i Usantis oferują narzędzia zgodności i fragmenty polityk prywatności, co może być pomocne dla firm potrzebujących dodatkowego wsparcia dokumentacyjnego.

Zawsze sprawdzaj publiczne rejestry dostawcy, możliwość wydawania certyfikatów oraz czy pobiera dodatkowe opłaty za żądania, certyfikaty lub wsparcie. To pomoże uniknąć ukrytych kosztów i zapewnić ciągłą zgodność.

Co naprawdę obejmuje cena

Opublikowane ceny usług przedstawicieli GDPR i GPSR mogą być mylące, jeśli nie przyjrzeć się dokładnie, co jest w cenie. Na przykład cena bazowa REP27 (od 290 €/rok) obejmuje pisemny mandat, weryfikowalny certyfikat, nieograniczoną obsługę żądań oraz gotowe teksty do polityki prywatności lub etykiet produktów. Nie ma podanych dodatkowych opłat za żądania czy certyfikaty. Dla porównania, Usantis pobiera 30–80 $/miesiąc za wirtualny adres, ale oferuje ograniczoną lub brak obsługi żądań — oznacza to, że jeśli organy lub osoby kontaktują się z nimi, możesz musieć zapłacić dodatkowo lub obsłużyć żądanie samodzielnie. EU Shield za 490 €/rok oferuje adres UE, doręczenia, przechowywanie ROPA i ubezpieczenie odpowiedzialności, ale szczegóły dodatkowych opłat nie są publikowane. Rep4eu obejmuje wszystkie 27 państw UE, podpisany list wyznaczenia i obsługę korespondencji za 348 €/rok, z wsparciem e-mail (odpowiedź w 72 godziny). Plan Gabsor za 79 $/miesiąc obejmuje reprezentację EU i UK, narzędzia zgodności i fragment polityki prywatności, ale wsparcie i dodatkowe opłaty nie są szczegółowo opisane.

Zawsze żądaj pełnego wykazu, co jest w cenie, szczególnie jeśli spodziewasz się częstych żądań od organów lub osób, lub potrzebujesz certyfikatów do platform sprzedaży. Niektórzy dostawcy mogą pobierać dodatkowe opłaty za każde żądanie, certyfikat lub obsługę więcej niż jednej jednostki czy linii produktów. Inni mogą ograniczać liczbę obsługiwanych użytkowników lub członków zespołu. Przejrzystość i możliwość weryfikacji są kluczowe — REP27 na przykład udostępnia publiczną stronę weryfikacji każdego wyznaczenia, co jest niezbędne do kontroli regulacyjnych i onboardingu na platformach.

Ukryte koszty i wyłączenia

Przy zmianie lub wyznaczeniu nowego przedstawiciela ukryte koszty i wyłączenia mogą powodować luki w zgodności lub nieoczekiwane wydatki. Niektórzy dostawcy reklamują niską cenę bazową, ale pobierają dodatkowo za obsługę żądań od organów, wydawanie certyfikatów lub obsługę więcej niż jednej jednostki prawnej lub produktu. Na przykład cena Usantis obejmuje tylko wirtualny adres, z ograniczoną lub żadną obsługą żądań. EU Shield i rep4eu nie publikują szczegółów dotyczących dodatkowych opłat lub wyłączeń, więc należy o to pytać przed podpisaniem umowy. Plan Gabsor zawiera narzędzia zgodności, ale nie określa, czy są opłaty za żądania lub certyfikaty.

REP27 jasno informuje, że nieograniczona liczba żądań i wydawanie certyfikatów są w cenie, ale nie świadczy porad prawnych ani reprezentacji sądowej. To powszechne wyłączenie — większość przedstawicieli nie przejmuje odpowiedzialności prawnej ani nie reprezentuje w sądzie. Odpowiedzialność za zgodność i reagowanie na kontrole pozostaje po stronie firmy. Okresy wypowiedzenia i minimalne długości umów nie zawsze są publikowane, więc wyjaśnij te warunki przed zmianą. Przy zmianie dostawcy upewnij się, że nie ma przerw ani nakładania się mandatów, co mogłoby prowadzić do niezgodności.

• Sprawdź opłaty za każde żądanie lub produkt
• Zapytaj o okresy wypowiedzenia
• Wyjaśnij zakres odpowiedzialności i wyłączenia (np. brak porad prawnych i reprezentacji sądowej)
• Potwierdź, czy certyfikaty i weryfikacja publiczna są w cenie

Jak działa wyznaczenie: krok po kroku

Zmiana lub wyznaczenie nowego przedstawiciela GDPR lub osoby odpowiedzialnej GPSR wymaga kilku konkretnych kroków. Oto jak to zrobić:

1. Określ swoje obowiązki: Skorzystaj z darmowego sprawdzenia u dostawcy lub skonsultuj się z zespołem wdrożeniowym, aby potwierdzić, czy potrzebujesz przedstawiciela GDPR, osoby odpowiedzialnej GPSR lub obu. REP27 oferuje darmowy przegląd działalności i bazy klientów.
2. Porównaj dostawców: Przejrzyj tabelę porównawczą powyżej i poproś o szczegółowe opisy usług i warunki od każdego dostawcy.
3. Wdrożenie u nowego dostawcy: Wypełnij formularz wdrożeniowy, podając dane firmy, produktów/usług i obszar działania. REP27 wykonuje weryfikację przez człowieka w ciągu 24 godzin roboczych.
4. Podpisz pisemny mandat: Dostawca prześle Ci mandat do podpisu. To wymóg prawny zgodnie z art. 27 ust. 1 RODO i art. 16 GPSR.
5. Odbierz certyfikat i dokumenty pomocnicze: REP27 wysyła podpisany list, certyfikat z kodem QR i kodem weryfikacyjnym oraz gotowe teksty do polityki prywatności lub etykiet. Inni dostawcy mogą wystawić podpisany list wyznaczenia lub odznakę zgodności.
6. Zaktualizuj politykę prywatności i etykiety produktów: Zamień dane starego przedstawiciela na nowego we wszystkich dokumentach i politykach online.
7. Poinformuj poprzedniego przedstawiciela: Poinformuj pisemnie poprzedniego dostawcę o zakończeniu jego mandatu. Zapobiega to nieporozumieniom i zapewnia, że tylko nowy przedstawiciel jest wymieniony w oficjalnych dokumentach.
8. Zachowaj całą dokumentację: Przechowuj kopie podpisanego mandatu, certyfikatu i dowody aktualizacji polityki prywatności oraz etykiet. Mogą być wymagane przez organy lub platformy sprzedaży.

Lista kontrolna na dziś:

1. Określ, czy potrzebujesz przedstawiciela GDPR/GPSR
2. Porównaj dostawców i poproś o pełne szczegóły usług
3. Wdrożenie i przesłanie wymaganych dokumentów
4. Podpisz mandat i odbierz certyfikat
5. Zaktualizuj wszystkie dokumenty publiczne i etykiety
6. Poinformuj poprzedniego dostawcę na piśmie
7. Zachowaj dowody wyznaczenia i aktualizacji

Ryzyka, kary i czego dostawcy zwykle nie mówią

Brak wyznaczenia lub aktualizacji przedstawiciela UE lub osoby odpowiedzialnej może skutkować poważnymi konsekwencjami regulacyjnymi. Zgodnie z RODO organy mogą kontaktować się bezpośrednio z Twoim przedstawicielem (art. 27 ust. 4), a jeśli nie mogą się z Tobą lub przedstawicielem skontaktować, możesz zostać poddany kontroli lub karom. Wyznaczenie przedstawiciela nie przenosi Twojej odpowiedzialności prawnej — art. 27 ust. 5 RODO wyraźnie stanowi, że nadal odpowiadasz za zgodność i działania egzekucyjne. Podobna zasada obowiązuje w GPSR w zakresie zgodności produktów.

Dostawcy rzadko podkreślają pewne wyłączenia i ryzyka:

• Wyłączenia odpowiedzialności: Przedstawiciele nie przejmują Twojej odpowiedzialności prawnej ani nie płacą kar w Twoim imieniu.
• Okresy wypowiedzenia: Niektórzy dostawcy mogą wymagać wcześniejszego wypowiedzenia umowy; nie zawsze jest to podane od razu.
• Opłaty za żądania lub produkty: Niektórzy mogą pobierać dodatkowe opłaty za obsługę żądań, wydawanie certyfikatów lub obsługę wielu produktów/jednostek.
• Ograniczenia usług: Większość przedstawicieli nie udziela porad prawnych ani nie reprezentuje w sądzie. W razie potrzeby musisz zatrudnić osobną kancelarię prawną.

Aby zminimalizować ryzyka:

• Upewnij się, że dostawca wydaje weryfikowalny certyfikat i jest ustanowiony w wymaganej jurysdykcji
• Aktualizuj politykę prywatności i etykiety produktów
• Zachowuj całą dokumentację i dowody zgodności

Realistyczne scenariusze: co robić

• Amerykańska firma SaaS z użytkownikami UE: Przetwarzasz dane osobowe mieszkańców UE, ale nie masz biura w UE. Musisz wyznaczyć przedstawiciela GDPR w UE. Wybierz dostawcę (np. REP27, rep4eu), przejdź onboarding, podpisz mandat, zaktualizuj politykę prywatności z nowymi danymi kontaktowymi i zachowaj certyfikat do weryfikacji przez organy lub klientów.
• Chiński sprzedawca Amazon wysyłający do UE: Sprzedajesz produkty konsumenckie bezpośrednio klientom w UE przez Amazon. Musisz wyznaczyć osobę odpowiedzialną GPSR z UE i umieścić jej dane na etykietach produktów. Wybierz dostawcę (np. REP27), podpisz mandat, zaktualizuj etykiety i zachowaj certyfikat do kontroli na platformie. Jeśli masz już importera z UE, możesz nie potrzebować osobnej osoby odpowiedzialnej.
• Sklep internetowy z UK sprzedający do UE: Sprzedajesz usługi cyfrowe i towary fizyczne klientom UE. Potrzebujesz zarówno przedstawiciela GDPR, jak i osoby odpowiedzialnej GPSR. Jeden dostawca może obsłużyć oba mandaty (np. REP27), ale musisz podpisać osobne mandaty dla każdego obowiązku. Zaktualizuj politykę prywatności i etykiety oraz zachowaj wszystkie certyfikaty i dokumenty pomocnicze.

We wszystkich scenariuszach stosuj się do powyższej listy kontrolnej i wyjaśnij z dostawcą, co jest w cenie oraz jakie wsparcie jest dostępne, jeśli otrzymasz żądania od organów lub osób.