Cómo cambiar o reemplazar un representante GDPR o responsable GPSR en la UE

• El cambio requiere un nuevo mandato por escrito (GDPR Art. 27(1))
• Actualice avisos de privacidad y etiquetas de producto con los nuevos datos
• Notifique a su antiguo representante para finalizar el mandato previo
• Verifique qué está incluido: gestión de solicitudes, certificados, soporte
• Los precios y servicios incluidos difieren significativamente según el proveedor

Actualizado 30 octubre 2026 · 8 fuentes verificadas

Proveedores comparados

Precios publicados en la web de cada proveedor el 30 octubre 2026, IVA no incluido salvo indicación. Cada fila enlaza a su fuente.

Lo que exige la ley (Artículo 27 GDPR, Artículo 16 GPSR)

Para empresas fuera de la UE que venden o rastrean personas en la UE, el Artículo 27(1) del GDPR exige nombrar un representante establecido en la UE por escrito. Este representante actúa como punto de contacto para las autoridades de protección de datos y los interesados. Debe estar establecido en un Estado miembro donde se encuentren los interesados (Art. 27(3)). Para vendedores de productos, el Artículo 16 del GPSR requiere nombrar un responsable establecido en la UE en las etiquetas y documentación de productos. Estos requisitos aplican a la mayoría de empresas no europeas que ofrecen bienes o servicios a consumidores de la UE o monitorean su comportamiento online. Existen exenciones bajo el Artículo 27(2) del GDPR para tratamientos ocasionales, no a gran escala de categorías especiales de datos y actividades con bajo riesgo para individuos. Las autoridades públicas también están exentas. Sin embargo, la mayoría de vendedores y proveedores online regulares no califican para estas exenciones y deben nombrar un representante.

Al cambiar de representante, la ley no especifica un proceso formal para la transición, pero debe asegurarse de que el nuevo representante sea nombrado por escrito y que todos los documentos públicos (como avisos de privacidad y etiquetas de producto) se actualicen rápidamente. Esto garantiza que autoridades e interesados puedan contactar al representante correcto en todo momento.

Cómo elegir un nuevo representante o responsable

Elegir el proveedor adecuado es crítico para cumplir con la normativa y operar sin problemas. Comience confirmando que el proveedor está legalmente establecido en la UE (para GDPR) o Reino Unido (para UK GDPR) y puede proporcionar un mandato por escrito. Verifique si cubre todos los países donde están sus clientes, según exige el Artículo 27(3) del GDPR. Evalúe qué incluye el precio: algunos proveedores, como REP27, ofrecen certificado verificable, gestión ilimitada de solicitudes y textos listos para avisos de privacidad y etiquetas. Otros pueden ofrecer solo dirección virtual o cobrar extra por gestionar solicitudes o emitir certificados.

Considere el modelo de soporte: REP27 promete revisión humana y alta velocidad (en 24 horas), mientras que otros como rep4eu ofrecen respuesta por email en 72 horas. EU Shield incluye cobertura de responsabilidad profesional, relevante para empresas que buscan mayor seguridad. Gabsor y Usantis ofrecen herramientas de cumplimiento y fragmentos de políticas de privacidad, útiles para empresas que necesitan documentación adicional.

Siempre verifique el registro público del proveedor, su capacidad para emitir certificados y si cobra extra por solicitudes, certificados o soporte. Esto ayuda a evitar costes ocultos y asegura cumplimiento continuo.

Qué incluye realmente el precio

Los precios publicados para servicios de representante GDPR y GPSR pueden ser engañosos si no se examina qué está incluido. Por ejemplo, el precio base de REP27 (desde €290/año) cubre el mandato por escrito, certificado verificable, gestión ilimitada de solicitudes y texto listo para aviso de privacidad o etiquetas. No hay costes extra indicados para solicitudes o certificados. En contraste, Usantis cobra $30–80/mes por una dirección virtual, pero ofrece gestión limitada o nula de solicitudes — lo que significa que si autoridades o interesados los contactan, puede que tenga que pagar extra o gestionar la solicitud usted mismo. La tarifa de €490/año de EU Shield incluye dirección UE, notificación de procesos, almacenamiento ROPA y cobertura de responsabilidad profesional, pero no publica detalles sobre costes extra. Rep4eu cubre los 27 estados UE y ofrece carta de designación firmada y gestión de correspondencia por €348/año, con soporte por email (respuesta en 72 horas). El plan de Gabsor de $79/mes incluye representación UE y Reino Unido, herramientas de cumplimiento y fragmento de política de privacidad, pero no detalla soporte ni costes extra en su página pública.

Solicite siempre un desglose completo de lo que incluye, especialmente si espera recibir solicitudes frecuentes de autoridades o interesados, o si necesita certificados para marketplaces. Algunos proveedores cobran extra por cada solicitud, certificado o por gestionar más de una entidad o línea de producto. Otros limitan el número de usuarios o miembros del equipo. La transparencia y verificabilidad son clave — REP27, por ejemplo, proporciona una página pública de verificación para cada nombramiento, esencial para controles regulatorios y onboarding en marketplaces.

Costes ocultos y exclusiones

Al cambiar o nombrar un nuevo representante, los costes ocultos y exclusiones pueden causar brechas de cumplimiento o gastos inesperados. Algunos proveedores anuncian un precio base bajo pero cobran extra por gestionar solicitudes de autoridades, emitir certificados o soportar más de una entidad legal o producto. Por ejemplo, el precio publicado de Usantis cubre solo una dirección virtual, con gestión limitada o nula de solicitudes. EU Shield y rep4eu no publican detalles sobre costes extra o exclusiones, por lo que debe solicitar esta información antes de contratar. El plan de Gabsor incluye herramientas de cumplimiento pero no especifica si hay cargos por solicitud o certificado.

REP27 indica claramente que solicitudes ilimitadas y emisión de certificados están incluidos, pero no ofrece asesoría legal ni representación judicial. Esta exclusión es común — la mayoría de representantes no asumen su responsabilidad legal ni lo representan en tribunales. Usted sigue siendo responsable del cumplimiento y de responder a investigaciones o acciones regulatorias. Los plazos para cancelación y duración mínima de contrato no siempre se publican, así que aclare estos términos antes de cambiar. Si cambia de proveedor, asegúrese de que no haya solapamientos ni brechas en la representación, pues esto puede causar incumplimiento.

• Verifique si hay tarifas por solicitud o por producto
• Pregunte por plazos para cancelación
• Aclare límites de responsabilidad y exclusiones (p. ej., sin asesoría legal ni representación judicial)
• Confirme si certificados y verificación pública están incluidos

Cómo funciona el nombramiento: paso a paso

Cambiar o nombrar un nuevo representante GDPR o responsable GPSR implica varios pasos concretos. Aquí cómo hacerlo:

1. Identifique sus obligaciones: Use la revisión gratuita de un proveedor o consulte su equipo de onboarding para confirmar si necesita representante GDPR, responsable GPSR o ambos. REP27 ofrece revisión gratuita de sus actividades y base de clientes.
2. Compare proveedores: Revise la tabla comparativa arriba y solicite descripciones detalladas de servicios y condiciones a cada proveedor.
3. Incorpórese con el nuevo proveedor: Complete su formulario de onboarding, proporcionando detalles de su empresa, productos/servicios y áreas de operación. REP27 realiza revisión humana en 24 horas hábiles.
4. Firme el mandato por escrito: El proveedor le enviará un mandato para firmar. Esto es un requisito legal según GDPR Artículo 27(1) y GPSR Artículo 16.
5. Reciba su certificado y documentos de soporte: REP27 envía carta firmada, certificado con código QR y código de verificación, y texto listo para aviso de privacidad o etiquetas. Otros proveedores pueden emitir carta de designación firmada o distintivo de cumplimiento.
6. Actualice su aviso de privacidad y etiquetas de producto: Reemplace los datos del representante anterior por los del nuevo en todos los documentos públicos y políticas online.
7. Notifique a su representante anterior: Informe por escrito a su antiguo proveedor que su mandato termina. Esto evita confusión y asegura que solo su nuevo representante figure en documentos oficiales.
8. Conserve toda la documentación: Guarde copias del mandato firmado, certificado y prueba de actualización de aviso y etiquetas. Estos documentos pueden ser requeridos por autoridades o marketplaces.

Lista de verificación para hoy:

1. Identifique si necesita representante GDPR/GPSR
2. Compare proveedores y solicite detalles completos
3. Incorpórese y envíe documentos requeridos
4. Firme mandato y obtenga certificado
5. Actualice todos los avisos y etiquetas públicos
6. Informe por escrito a su antiguo proveedor
7. Conserve prueba de nombramiento y actualizaciones

Riesgos, multas y lo que los proveedores suelen no decir

No nombrar o actualizar su representante o responsable en la UE puede acarrear graves consecuencias regulatorias. Bajo GDPR, las autoridades pueden contactar directamente a su representante (Artículo 27(4)), y si no pueden localizarlo a usted o a su representante, puede enfrentar investigaciones o multas. Nombrar un representante no transfiere su responsabilidad legal — el Artículo 27(5) del GDPR aclara que usted sigue siendo responsable del cumplimiento y de cualquier acción de ejecución. El mismo principio aplica bajo GPSR para cumplimiento de productos.

Los proveedores rara vez destacan ciertas exclusiones y riesgos:

• Exclusiones de responsabilidad: Los representantes no asumen su responsabilidad legal ni pagan multas por usted.
• Plazos para cancelación: Algunos proveedores requieren aviso previo para terminar contrato; no siempre se indica claramente.
• Tarifas por solicitud o producto: Algunos cobran extra por gestionar solicitudes, emitir certificados o soportar múltiples productos o entidades.
• Limitaciones del servicio: La mayoría no ofrece asesoría legal ni representación judicial. Debe contratar un despacho legal aparte si necesita defensa o asesoría.

Para minimizar riesgos:

• Asegúrese que su proveedor emita certificado verificable y esté establecido en la jurisdicción requerida
• Mantenga actualizado su aviso de privacidad y etiquetas de producto
• Conserve toda la documentación y prueba de cumplimiento

Escenarios realistas: qué hacer

• Empresa SaaS estadounidense con usuarios en la UE: Procesa datos personales de residentes UE pero no tiene oficina en la UE. Debe nombrar un representante GDPR en la UE. Elija un proveedor (p. ej., REP27, rep4eu), complete onboarding, firme mandato, actualice aviso de privacidad con nuevos datos de contacto y conserve el certificado para verificación por autoridades o clientes.
• Vendedor chino en Amazon enviando a la UE: Vende productos de consumo directamente a clientes UE vía Amazon. Debe nombrar un responsable GPSR en la UE y mostrar sus datos en etiquetas. Elija un proveedor (p. ej., REP27), firme mandato, actualice etiquetas y conserve certificado para controles de marketplace. Si ya usa un importador UE, puede no necesitar responsable separado.
• Tienda online del Reino Unido vendiendo a la UE: Vende servicios digitales y productos físicos a clientes UE. Necesita representante GDPR y responsable GPSR. Un proveedor puede cubrir ambos roles (p. ej., REP27), pero debe firmar mandatos separados para cada obligación. Actualice aviso de privacidad y etiquetas, y conserve todos los certificados y documentos.

En todos los casos, siga la lista de verificación paso a paso arriba y aclare con su proveedor qué incluye el precio y qué soporte ofrece si recibe solicitudes de autoridades o interesados.