Wie wechselt oder ersetzt man einen EU GDPR Vertreter oder GPSR Verantwortlichen?

• Der Wechsel erfordert ein neues schriftliches Mandat (DSGVO Art. 27(1))
• Aktualisieren Sie Datenschutzerklärungen und Produktetiketten mit den neuen Angaben
• Informieren Sie Ihren alten Vertreter über die Beendigung des vorherigen Mandats
• Prüfen Sie, was enthalten ist: Anfragenbearbeitung, Zertifikate, Support
• Preise und enthaltene Leistungen unterscheiden sich stark je Anbieter

Aktualisiert 30 Oktober 2026 · 8 Quellen geprüft

Anbieter im Vergleich

Preise wie am 30 Oktober 2026 auf der Website des jeweiligen Anbieters veröffentlicht, zzgl. MwSt., sofern nicht anders angegeben. Jede Zeile verweist auf ihre Quelle.

Was das Gesetz verlangt (DSGVO Artikel 27, GPSR Artikel 16)

Für Unternehmen außerhalb der EU, die an Personen in der EU verkaufen oder diese verfolgen, verlangt DSGVO Artikel 27(1) die schriftliche Bestellung eines in der EU ansässigen Vertreters. Dieser Vertreter fungiert als Ansprechpartner für Datenschutzbehörden und Betroffene. Der Vertreter muss in einem Mitgliedstaat ansässig sein, in dem sich die betroffenen Personen befinden (Art. 27(3)). Für Produktverkäufer schreibt GPSR Artikel 16 vor, dass eine verantwortliche Person mit Sitz in der EU auf Produktetiketten und Dokumentationen genannt wird. Diese Anforderungen gelten für die meisten Nicht-EU-Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an EU-Verbraucher anbieten oder deren Verhalten online überwachen. Ausnahmen bestehen gemäß DSGVO Artikel 27(2) für gelegentliche Verarbeitung, nicht umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien und Tätigkeiten, die wahrscheinlich kein Risiko für Einzelpersonen darstellen. Öffentliche Stellen sind ebenfalls ausgenommen. Die meisten regulären Online-Händler und Dienstleister fallen jedoch nicht unter diese Ausnahmen und müssen einen Vertreter bestellen.

Beim Wechsel des Vertreters schreibt das Gesetz keinen formellen Übergabeprozess vor, jedoch muss sichergestellt werden, dass der neue Vertreter schriftlich bestellt wird und alle öffentlich zugänglichen Dokumente (z. B. Datenschutzerklärungen und Produktetiketten) umgehend aktualisiert werden. So können Behörden und Betroffene jederzeit den korrekten Vertreter kontaktieren.

Wie wählt man einen neuen Vertreter oder Verantwortlichen aus

Die Wahl des richtigen Anbieters ist entscheidend für Compliance und reibungslose Abläufe. Stellen Sie zunächst sicher, dass der Anbieter rechtlich in der EU (für DSGVO) oder UK (für UK DSGVO) ansässig ist und ein schriftliches Mandat ausstellen kann. Prüfen Sie, ob er alle Länder abdeckt, in denen Ihre Kunden ansässig sind, wie es DSGVO Artikel 27(3) verlangt. Bewerten Sie, was im Preis enthalten ist: Einige Anbieter wie REP27 bieten ein überprüfbares Zertifikat, unbegrenzte Anfragenbearbeitung und fertige Texte für Datenschutzerklärungen und Produktetiketten. Andere bieten nur eine virtuelle Adresse oder verlangen Aufpreise für Anfragenbearbeitung oder Zertifikate.

Berücksichtigen Sie das Supportmodell: REP27 verspricht menschliche Prüfung und schnelle Einrichtung (innerhalb von 24 Stunden), während andere wie rep4eu eine 72-stündige E-Mail-Antwort bieten. EU Shield beinhaltet eine Berufshaftpflichtversicherung, was für Unternehmen mit zusätzlichem Absicherungsbedarf relevant sein kann. Gabsor und Usantis bieten Compliance-Tools und Datenschutzrichtlinien-Snippets, was für Unternehmen mit zusätzlichem Dokumentationsbedarf hilfreich sein kann.

Überprüfen Sie stets die öffentliche Registrierung des Anbieters, die Möglichkeit zur Ausstellung von Zertifikaten und ob für Anfragen, Zertifikate oder Support zusätzliche Gebühren anfallen. So vermeiden Sie versteckte Kosten und sichern die dauerhafte Compliance.

Was der Preis wirklich beinhaltet

Veröffentlichte Preise für DSGVO- und GPSR-Vertreterdienste können irreführend sein, wenn man nicht genau prüft, was tatsächlich enthalten ist. Zum Beispiel deckt der Basispreis von REP27 (ab 290 €/Jahr) das schriftliche Mandat, ein überprüfbares Zertifikat, unbegrenzte Anfragenbearbeitung und fertige Texte für Datenschutzerklärungen oder Produktetiketten ab. Es werden keine zusätzlichen Gebühren für Anfragen oder Zertifikate angegeben. Im Gegensatz dazu verlangt Usantis 30–80 $/Monat für eine virtuelle Adresse, bietet aber eingeschränkte oder keine Anfragenbearbeitung – das heißt, wenn Behörden oder Betroffene Kontakt aufnehmen, müssen Sie möglicherweise extra zahlen oder die Anfrage selbst bearbeiten. Die 490 €/Jahr von EU Shield umfassen eine EU-Adresse, Zustellung von Schriftstücken, ROPA-Speicherung und Berufshaftpflichtversicherung, Details zu zusätzlichen Gebühren sind jedoch nicht veröffentlicht. Rep4eu deckt alle 27 EU-Staaten ab und bietet einen unterschriebenen Benennungsbrief sowie Korrespondenzbearbeitung für 348 €/Jahr mit E-Mail-Support (72-Stunden-Antwort). Gabsor’s 79 $/Monat Plan beinhaltet EU- und UK-Vertretung, Compliance-Tools und Datenschutzrichtlinien-Snippet, Support und Zusatzgebühren sind auf der öffentlichen Seite nicht detailliert.

Fordern Sie immer eine vollständige Aufschlüsselung der enthaltenen Leistungen an, besonders wenn Sie häufig Anfragen von Behörden oder Betroffenen erwarten oder Zertifikate für Marktplätze benötigen. Einige Anbieter verlangen Aufpreise pro Anfrage, pro Zertifikat oder für die Betreuung mehrerer juristischer Einheiten oder Produktlinien. Andere begrenzen die Anzahl der unterstützten Nutzer oder Teammitglieder. Transparenz und Überprüfbarkeit sind entscheidend – REP27 stellt beispielsweise für jede Bestellung eine öffentliche Verifizierungsseite bereit, die für behördliche Prüfungen und Marktplatz-Registrierungen wichtig ist.

Versteckte Kosten und Ausschlüsse

Beim Wechsel oder der Bestellung eines neuen Vertreters können versteckte Kosten und Ausschlüsse Compliance-Lücken oder unerwartete Ausgaben verursachen. Einige Anbieter werben mit einem niedrigen Grundpreis, verlangen aber Aufpreise für die Bearbeitung von Anfragen durch Behörden, Ausstellung von Zertifikaten oder Betreuung mehrerer juristischer Einheiten oder Produkte. So deckt der veröffentlichte Preis von Usantis nur eine virtuelle Adresse ab, mit eingeschränkter oder keiner Anfragenbearbeitung. EU Shield und rep4eu veröffentlichen keine Details zu zusätzlichen Gebühren oder Ausschlüssen, daher sollten Sie diese Informationen vor Vertragsabschluss anfragen. Gabsor enthält Compliance-Tools, gibt aber nicht an, ob pro Anfrage oder Zertifikat Gebühren anfallen.

REP27 gibt klar an, dass unbegrenzte Anfragen und Zertifikatsausstellung im Preis enthalten sind, bietet jedoch keine Rechtsberatung oder Gerichtsvertretung. Dies ist eine übliche Ausschlussklausel – die meisten Vertreter übernehmen keine rechtliche Haftung oder vertreten Sie vor Gericht. Sie bleiben verantwortlich für die Einhaltung und die Reaktion auf behördliche Untersuchungen oder Maßnahmen. Kündigungsfristen und Mindestvertragslaufzeiten sind nicht immer veröffentlicht, klären Sie diese Bedingungen vor dem Wechsel. Achten Sie darauf, dass beim Wechsel keine Überschneidungen oder Lücken in der Vertretung entstehen, da dies zu Compliance-Verstößen führen kann.

• Prüfen Sie auf Gebühren pro Anfrage oder Produkt
• Erfragen Sie Kündigungsfristen
• Klären Sie Haftungsgrenzen und Ausschlüsse (z. B. keine Rechtsberatung oder Gerichtsvertretung)
• Bestätigen Sie, ob Zertifikate und öffentliche Verifizierung enthalten sind

Wie die Bestellung funktioniert: Schritt für Schritt

Der Wechsel oder die Bestellung eines neuen DSGVO-Vertreters oder GPSR Verantwortlichen umfasst mehrere konkrete Schritte. So gehen Sie vor:

1. Pflichten klären: Nutzen Sie eine kostenlose Prüfung des Anbieters oder konsultieren Sie dessen Onboarding-Team, um zu bestätigen, ob Sie einen DSGVO-Vertreter, GPSR Verantwortlichen oder beides benötigen. REP27 bietet eine kostenlose Überprüfung Ihrer Geschäftstätigkeiten und Kundenbasis an.
2. Anbieter vergleichen: Prüfen Sie die obige Vergleichstabelle und fordern Sie detaillierte Leistungsbeschreibungen und Vertragsbedingungen bei jedem Anbieter an.
3. Beim neuen Anbieter anmelden: Füllen Sie das Onboarding-Formular aus und geben Sie Details zu Ihrem Unternehmen, Produkten/Dienstleistungen und Tätigkeitsgebieten an. REP27 führt eine menschliche Prüfung innerhalb von 24 Werksstunden durch.
4. Schriftliches Mandat unterschreiben: Der Anbieter sendet Ihnen ein Mandat zur Unterschrift. Dies ist eine gesetzliche Vorgabe gemäß DSGVO Artikel 27(1) und GPSR Artikel 16.
5. Zertifikat und Unterlagen erhalten: REP27 sendet einen unterschriebenen Brief, ein Zertifikat mit QR- und Verifizierungscode sowie fertige Texte für Datenschutzerklärung oder Produktetiketten. Andere Anbieter stellen einen unterschriebenen Benennungsbrief oder ein Compliance-Badge aus.
6. Datenschutzerklärung und Produktetiketten aktualisieren: Ersetzen Sie die Angaben des alten Vertreters durch die des neuen Anbieters in allen öffentlich zugänglichen Dokumenten und Online-Richtlinien.
7. Alten Vertreter informieren: Teilen Sie Ihrem bisherigen Anbieter schriftlich mit, dass sein Mandat endet. So vermeiden Sie Verwirrung und stellen sicher, dass nur Ihr neuer Vertreter in offiziellen Dokumenten genannt wird.
8. Alle Unterlagen aufbewahren: Bewahren Sie Kopien des unterschriebenen Mandats, des Zertifikats und Nachweise über die Aktualisierung von Datenschutzerklärung und Etiketten auf. Diese können von Behörden oder Marktplätzen angefordert werden.

Checkliste für heute:

1. Klärung, ob ein DSGVO/GPSR Vertreter benötigt wird
2. Anbieter vergleichen und vollständige Leistungsdetails anfordern
3. Onboarding durchführen und erforderliche Dokumente einreichen
4. Mandat unterschreiben und Zertifikat erhalten
5. Alle öffentlichen Hinweise/Etiketten aktualisieren
6. Alten Anbieter schriftlich informieren
7. Nachweise der Bestellung und Aktualisierung aufbewahren

Risiken, Bußgelder und was Anbieter meist nicht sagen

Das Versäumnis, Ihren EU-Vertreter oder Verantwortlichen zu bestellen oder zu aktualisieren, kann schwerwiegende behördliche Konsequenzen haben. Nach DSGVO können Behörden Ihren Vertreter direkt kontaktieren (Artikel 27(4)), und wenn weder Sie noch Ihr Vertreter erreichbar sind, drohen Untersuchungen oder Bußgelder. Die Bestellung eines Vertreters überträgt nicht Ihre rechtliche Haftung – DSGVO Artikel 27(5) stellt klar, dass Sie weiterhin für die Einhaltung und behördliche Maßnahmen verantwortlich sind. Gleiches gilt unter GPSR für die Produktkonformität.

Anbieter weisen selten auf bestimmte Ausschlüsse und Risiken hin:

• Haftungsausschlüsse: Vertreter übernehmen nicht Ihre rechtliche Verantwortung oder zahlen Bußgelder für Sie.
• Kündigungsfristen: Manche Anbieter verlangen eine Kündigungsfrist, die nicht immer offen kommuniziert wird.
• Gebühren pro Anfrage oder Produkt: Einige Anbieter verlangen zusätzliche Gebühren für Anfragenbearbeitung, Zertifikate oder Betreuung mehrerer Produkte/Einheiten.
• Leistungsbegrenzungen: Die meisten Vertreter bieten keine Rechtsberatung oder Gerichtsvertretung. Für rechtlichen Beistand müssen Sie eine Kanzlei beauftragen.

Um Risiken zu minimieren:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter ein überprüfbares Zertifikat ausstellt und im erforderlichen Rechtsgebiet ansässig ist
• Halten Sie Ihre Datenschutzerklärung und Produktetiketten aktuell
• Bewahren Sie alle Dokumente und Nachweise der Compliance auf

Realistische Szenarien: Was zu tun ist

• US-SaaS-Unternehmen mit EU-Nutzern: Sie verarbeiten personenbezogene Daten von EU-Bewohnern, haben aber kein EU-Büro. Sie müssen einen DSGVO-Vertreter in der EU bestellen. Wählen Sie einen Anbieter (z. B. REP27, rep4eu), durchlaufen Sie das Onboarding, unterschreiben Sie das Mandat, aktualisieren Sie Ihre Datenschutzerklärung mit den neuen Kontaktdaten und bewahren Sie das Zertifikat für Behörden oder Kunden auf.
• Chinesischer Amazon-Verkäufer mit Versand in die EU: Sie verkaufen Konsumgüter direkt an EU-Kunden über Amazon. Sie müssen einen GPSR Verantwortlichen in der EU bestellen und dessen Angaben auf Ihren Produktetiketten angeben. Wählen Sie einen Anbieter (z. B. REP27), unterschreiben Sie das Mandat, aktualisieren Sie Ihre Etiketten und bewahren Sie das Zertifikat für Marktplatzprüfungen auf. Wenn Sie bereits einen EU-Importeur nutzen, benötigen Sie möglicherweise keinen separaten Verantwortlichen.
• UK-Online-Shop mit Verkauf in die EU: Sie verkaufen sowohl digitale Dienstleistungen als auch physische Waren an EU-Kunden. Sie benötigen sowohl einen DSGVO-Vertreter als auch einen GPSR Verantwortlichen. Ein Anbieter kann beide Rollen abdecken (z. B. REP27), aber Sie müssen für jede Verpflichtung ein separates Mandat unterschreiben. Aktualisieren Sie Ihre Datenschutzerklärung und Produktetiketten und bewahren Sie alle Zertifikate und Unterlagen auf.

In allen Szenarien befolgen Sie die oben genannte Schritt-für-Schritt-Checkliste und klären Sie mit Ihrem Anbieter, was im Preis enthalten ist und welche Unterstützung bei Anfragen von Behörden oder Betroffenen verfügbar ist.