Hoe een echte EU- of VK-vertegenwoordiger verifiëren en kiezen

• EU/VK-wetgeving vereist een lokale vertegenwoordiger voor veel niet-EU/VK bedrijven
• Verifieer de juridische vestiging en het schriftelijke mandaat van de aanbieder
• Controleer op openbare, verifieerbare certificaten en duidelijke documentatie
• Vergelijk wat inbegrepen is in de gepubliceerde prijs en vraag naar verborgen kosten
• Zorg dat de aanbieder wordt geaccepteerd door autoriteiten en marktplaatsen
• Begrijp welke verplichtingen voor uw bedrijf gelden voordat u een vertegenwoordiger aanstelt

Bijgewerkt 28 October 2026 · 8 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 28 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat de wet vereist: artikelnummers en praktische impact

Verschillende EU- en VK-wetten verplichten niet-EU/VK bedrijven om een lokale vertegenwoordiger aan te stellen. Deze verplichting is niet optioneel en geldt in specifieke situaties:

• GDPR Artikel 27: Elk niet-EU bedrijf dat persoonsgegevens van EU-inwoners verwerkt (goederen/diensten aanbiedt of gedrag monitort) moet een EU-vertegenwoordiger aanstellen. Hetzelfde geldt voor VK-inwoners onder de VK GDPR. Uitzonderingen zijn zeldzaam en gelden alleen voor incidentele, laag-risico verwerking zonder bijzondere categorieën gegevens of strafregisterinformatie, en niet voor overheidsinstanties (bron).
• GPSR (Verordening (EU) 2023/988): Vereist een Verantwoordelijke Persoon voor consumentenproducten. Deze persoon moet in de EU gevestigd zijn en fungeren als contactpunt voor markttoezichthouders. Zonder deze kan de invoer worden geblokkeerd of producten uit de verkoop worden gehaald (bron).
• MDR Artikel 11: Niet-EU fabrikanten van medische hulpmiddelen moeten een EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger aanstellen vóór het op de EU-markt brengen. Het mandaat moet schriftelijk zijn, de taken specificeren, en de vertegenwoordiger moet technische documentatie bewaren en samenwerken met autoriteiten (bron).

De vertegenwoordiger moet gevestigd zijn in de EU (of VK voor VK-regels), een schriftelijk mandaat hebben en publiek verifieerbaar zijn. Voor productregels moeten de gegevens van de vertegenwoordiger op etiketten en technische dossiers staan. Voor GDPR moeten deze gegevens in de privacyverklaring staan. Marktplaatsen en autoriteiten controleren deze gegevens en kunnen producten of diensten weigeren of verwijderen als niet aan de eisen wordt voldaan.

Andere regelgeving, zoals de AI Act, NIS2, Data Act en Cyber Resilience Act, vereist ook een lokale vertegenwoordiger of contactpunt voor bepaalde activiteiten. De exacte verplichting hangt af van uw bedrijfsmodel, producttype en klantlocatie. Controleer altijd welke wetten voor uw specifieke situatie gelden voordat u een vertegenwoordiger aanstelt.

Hoe kies je een echte EU- of VK-vertegenwoordiger: verificatie en vergelijking

Het kiezen van een echte vertegenwoordiger is cruciaal voor naleving en continuïteit van uw bedrijf. Autoriteiten en marktplaatsen zullen de referenties van de aanbieder controleren, dus uw keuze moet standhouden. Zo maakt u een veilige, geïnformeerde keuze:

1. Verifieer de juridische vestiging: Bevestig de registratie van de aanbieder in een openbaar EU/VK-register. Bijvoorbeeld, de EU-aanstellingen van REP27 worden getekend door Europe Services SE, een Societas Europaea geregistreerd in Praag sinds 2014, en de VK-aanstellingen door REP27 LTD, geregistreerd in Engeland en Wales. AuraDPP is gevestigd in Slowakije. Als het adres of de bedrijfsgegevens van de aanbieder ontbreken of niet verifieerbaar zijn, ga dan niet verder.
2. Controleer het schriftelijke mandaat: Het mandaat moet de rol van de aanbieder, jurisdictie en de gedekte regelgeving (GDPR, GPSR, MDR, enz.) specificeren. Het moet ondertekend zijn door het bestuursorgaan van de aanbieder en door uw bedrijf. Vraag om een voorbeeld voordat u zich verbindt.
3. Openbaar certificaat en verificatie: De aanbieder moet een certificaat uitgeven met een QR-code of verificatiecode, waarmee iedereen (autoriteiten, marktplaatsen, klanten) de geldigheid van de aanstelling online kan controleren. REP27 levert dit voor elke aanstelling; AuraDPP vermeldt acceptatie door alle grote EU-marktplaatsen. Als een aanbieder geen openbare verificatie kan bieden, wordt hun certificaat mogelijk niet geaccepteerd.
4. Acceptatie door marktplaatsen: Controleer of de aanbieder erkend is door Amazon, Etsy, eBay, Shopify, Zalando en anderen. AuraDPP vermeldt specifiek acceptatie door deze marktplaatsen. Klanten van REP27 gebruiken certificaten voor onboarding en nalevingscontroles op marktplaatsen.
5. Vergelijk inbegrepen diensten: Niet alle aanbieders dekken elke regelgeving. Sommige alleen productregels; anderen ook GDPR, AI Act of cosmetica. Gebruik onderstaande tabel om te vergelijken wat inbegrepen is, wat niet, en eventuele extra kosten.

Vraag altijd documentatie op voordat u betaalt en bevestig acceptatie bij uw marktplaats of toezichthouder bij twijfel.

Wat de prijs echt omvat en verborgen kosten: praktische vergelijking

Gepubliceerde prijzen voor EU/VK-vertegenwoordigers kunnen misleidend zijn als u de details niet controleert. Waar moet u op letten:

• Omvang van de aanstelling: Dekt de prijs alle benodigde regelgeving? Sommige aanbieders dekken slechts één (bijv. MDR of GPSR), anderen (zoals REP27) bieden meerdere aanstellingen onder één contract. Heeft u zowel GDPR als GPSR nodig, bevestig dan dat beide zijn inbegrepen.
• Certificaat en openbare verificatie: Is een verifieerbaar certificaat inbegrepen of extra? REP27 levert dit standaard. AuraDPP meldt acceptatie door grote marktplaatsen, wat impliceert dat hun documentatie erkend is.
• Prijs per product of per bedrijf: Conformity Point rekent per product, met een hogere eerstejaarsprijs en lagere verlenging. Dit kan snel oplopen bij grote catalogi. EU UK Compliance biedt een laag maandelijks tarief maar specificeert niet of dit meerdere producten dekt.
• Verlengings- en updatekosten: Sommige aanbieders rekenen voor jaarlijkse verlengingen, updates van documentatie of technische dossiercontroles. Vraag altijd om een volledige prijslijst en verduidelijk wat extra kosten veroorzaakt.
• Verborgen kosten: Dit kunnen spoedondertekening, extra productcategorieën of kosten per verzoek zijn. REP27 vermeldt geen extra kosten publiekelijk – vraag een offerte bij complexe behoeften.

Vergelijkingstabel:

Vraag altijd een gedetailleerde offerte aan en verduidelijk wat inbegrepen is voordat u zich verbindt.

Hoe de aanstelling werkt: stapsgewijs proces en checklist

Het aanstellen van een vertegenwoordiger is een gereguleerd proces. Zo werkt het in de praktijk, met REP27 als voorbeeld (stappen kunnen vergelijkbaar zijn bij andere aanbieders):

1. Identificeer verplichtingen: Gebruik een gratis check of raadpleeg de aanbieder om te bepalen welke wetten gelden (GDPR, GPSR, MDR, enz.). REP27 biedt een gratis check en menselijke beoordeling.
2. Verzamel bedrijfsinformatie: Bereid gegevens voor over uw bedrijf, producten en verkooplocaties. Dit omvat bedrijfsregistratie, producttypes en doelmarkten.
3. Dien uw dossier in: Verstuur uw gegevens via het online formulier of per e-mail. REP27 beoordeelt elk dossier binnen 24 werkuren.
4. Menselijke beoordeling: Een medewerker controleert uw dossier op volledigheid en naleving. Bij onduidelijkheden wordt contact opgenomen voor toelichting.
5. Mandaat ondertekend: Na goedkeuring ondertekent het bestuursorgaan van de aanbieder het schriftelijke mandaat. U ondertekent ook, waarmee de aanstelling formeel is.
6. Ontvang certificaat: U ontvangt een ondertekend certificaat, een QR-code of verificatiecode, en de exacte tekst voor uw privacyverklaring of productetiketten. REP27 biedt een openbare verificatiepagina voor elke aanstelling.
7. Update documentatie: Voeg de gegevens van de vertegenwoordiger toe aan uw privacyverklaring, productetiketten of technische dossiers zoals wettelijk vereist.
8. Verificatie door derden: Autoriteiten, marktplaatsen en klanten kunnen uw aanstelling online verifiëren met het certificaat of de code.

Checklist voor kopers:

1. Controleer welke EU/VK-wetten voor uw bedrijf gelden.
2. Bevestig dat u geen EU/VK-vestiging heeft die als importeur of verwerkingsverantwoordelijke fungeert.
3. Onderzoek aanbieders en verifieer hun juridische vestiging en openbare registratie.
4. Vraag een voorbeeldmandaat en certificaat ter beoordeling op.
5. Verduidelijk precies wat in de prijs is inbegrepen en eventuele extra kosten.
6. Onderteken het mandaat en werk uw nalevingsdocumentatie bij.
7. Test het openbare verificatieproces voordat u live gaat.

Door deze stappen te volgen bent u compliant, vermindert u risico op marktverstoring en levert u bewijs aan autoriteiten en marktplaatsen.

Risico's, boetes en wat aanbieders meestal niet zeggen

Het niet aanstellen van een vereiste EU- of VK-vertegenwoordiger brengt aanzienlijke risico's met zich mee:

• Regelgevende boetes: Voor GDPR kunnen boetes oplopen tot miljoenen euro's. Voor productregels kunnen autoriteiten invoer blokkeren, listings verwijderen of productterugroepingen eisen.
• Verwijdering van marktplaatsen: Amazon, Etsy, eBay, Shopify en anderen verwijderen regelmatig niet-nalevende verkopers. Het ontbreken van een geldige vertegenwoordiger is een veelvoorkomende reden voor accountopschorting of productverwijdering.
• Invoerverboden: Douane- en markttoezichthouders kunnen zendingen aan de grens blokkeren als de vereiste Verantwoordelijke Persoon of Geautoriseerde Vertegenwoordiger ontbreekt in documentatie of etiketten.

Wat aanbieders meestal niet zeggen:

• Opzegtermijnen: Contracten kunnen opzegtermijnen of wijzigingsperiodes vereisen. Bij wisseling van aanbieder moet u alle documentatie bijwerken en autoriteiten/marktplaatsen informeren.
• Kosten per verzoek of product: Sommige aanbieders rekenen per product, per verzoek of voor documentupdates. Vraag dit altijd vooraf na.
• Aansprakelijkheidsbeperkingen: De vertegenwoordiger neemt uw nalevingsverplichtingen niet over. U blijft verantwoordelijk voor het voldoen aan alle wettelijke eisen. De meeste aanbieders bieden geen juridisch advies of procesvertegenwoordiging.
• Uitsluitingen: Diensten zoals juridisch advies, verdediging bij regelgeving of technische consulting zijn meestal niet inbegrepen tenzij expliciet vermeld.

Lees het contract altijd zorgvuldig en vraag om verduidelijking voordat u tekent. Als een aanbieder deze vragen niet kan beantwoorden, overweeg dan een andere optie.

Beslissingsmatrix: wie heeft een EU/VK-vertegenwoordiger nodig?

Gebruik deze matrix om te bepalen of u een vertegenwoordiger nodig heeft en welk type:

Voorbeelden:

• Een Amerikaanse SaaS-bedrijf met EU-gebruikers: heeft een EU GDPR Artikel 27 vertegenwoordiger nodig.
• Een Chinese Amazon-verkoper die speelgoed naar de EU verzendt: heeft een GPSR Verantwoordelijke Persoon en mogelijk een EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger nodig.
• Een Britse online winkel die cosmetica aan de EU verkoopt: heeft zowel een EU Verantwoordelijke Persoon voor cosmetica als een EU GDPR vertegenwoordiger nodig.

Controleer altijd de specifieke regelgeving voor uw product of dienst. Bij twijfel gebruik een gratis check van een aanbieder of raadpleeg een compliance-expert.

Realistische scenario's: praktische richtlijnen voor verschillende bedrijven

1. Amerikaans SaaS-bedrijf met EU-gebruikers: Volgens GDPR Artikel 27 moet dit bedrijf een EU-vertegenwoordiger aanstellen. De eenvoudigste route is een aanbieder zoals REP27 gebruiken, bedrijfsgegevens aanleveren, een ondertekend mandaat en certificaat ontvangen en de privacyverklaring bijwerken. Productregels zijn niet van toepassing tenzij het bedrijf ook fysieke goederen verkoopt.
2. Chinese Amazon-verkoper die speelgoed naar de EU verzendt: Deze verkoper moet een GPSR Verantwoordelijke Persoon aanstellen en voor bepaalde producten een EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger. De aanbieder moet door Amazon worden geaccepteerd en een certificaat uitgeven. AuraDPP vermeldt expliciet acceptatie door alle grote EU-marktplaatsen. De verkoper uploadt het certificaat naar Amazon Seller Central en werkt productverpakkingen bij zoals vereist.
3. Britse online winkel die cosmetica aan de EU verkoopt: Dit bedrijf heeft zowel een EU Verantwoordelijke Persoon voor cosmetica (volgens Verordening (EG) 1223/2009) als een EU GDPR vertegenwoordiger nodig. Aanbieders zoals REP27 kunnen beide rollen onder één contract dekken. De winkel levert gegevens aan, ontvangt certificaten en werkt productetiketten en privacybeleid bij.

Voor elk scenario is het proces:

1. Bepaal welke wetten gelden (gebruik de gratis check van de aanbieder indien beschikbaar).
2. Kies een aanbieder die alle vereiste rollen dekt.
3. Dien bedrijfs- en productgegevens in voor beoordeling.
4. Onderteken het mandaat en ontvang verifieerbare documentatie.
5. Werk alle relevante documentatie bij en lever bewijs aan autoriteiten of marktplaatsen indien nodig.

Deze aanpak minimaliseert nalevingsrisico’s en zorgt voor soepele markttoegang.