Hoe wissel of vervang ik mijn EU GDPR vertegenwoordiger of GPSR verantwoordelijke?

• Wisselen vereist een nieuwe schriftelijke volmacht en bijgewerkte documentatie.
• Artikel 27 GDPR en GPSR vereisen vertegenwoordiging in de EU voor niet-EU bedrijven.
• Diensten en inbegrepen zaken van aanbieders verschillen – vergelijk zorgvuldig voor het wisselen.
• REP27 biedt snelle, verifieerbare certificaten en publieke verificatie.
• Uitzonderingen bestaan voor incidentele, laag-risico verwerking, maar de meeste verkopers hebben een vertegenwoordiger nodig.

Bijgewerkt 28 October 2026 · 5 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 28 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat de wet vereist: Artikel 27 GDPR en GPSR uitgelegd

Krachtens artikel 27 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) moet elk bedrijf dat niet in de EU is gevestigd en goederen of diensten aanbiedt aan personen in de EU, of hun gedrag monitort, een vertegenwoordiger in de Unie aanstellen. Deze vertegenwoordiger fungeert als lokaal aanspreekpunt voor betrokkenen en toezichthoudende autoriteiten. De vertegenwoordiger moet gevestigd zijn in een van de EU-lidstaten waar de betrokkenen zich bevinden. De aanstelling moet schriftelijk gebeuren en de gegevens van de vertegenwoordiger moeten worden gepubliceerd in uw privacyverklaring. Uitzonderingen gelden voor verwerkingen die incidenteel zijn, geen grootschalige bijzondere categorieën of strafrechtelijke gegevens betreffen en waarschijnlijk geen risico voor individuen opleveren. Overheidsinstanties zijn ook vrijgesteld.

De Algemene Productveiligheidsverordening (GPSR), Verordening (EU) 2023/988, verplicht niet-EU fabrikanten en verkopers van consumentenproducten een verantwoordelijke persoon in de EU aan te wijzen. De naam en het adres van deze persoon moeten op productetiketten staan en beschikbaar zijn voor autoriteiten en marktplaatsen. De verantwoordelijke persoon zorgt voor productnaleving, beheert documentatie en fungeert als contactpunt voor veiligheidskwesties. Het niet aanstellen van een vertegenwoordiger of verantwoordelijke kan leiden tot boetes, productverwijdering of geblokkeerde verkoop.

• GDPR Artikel 27: geldt voor niet-EU verwerkingsverantwoordelijken/verwerkers die goederen/diensten aanbieden of gedrag monitoren in de EU.
• GPSR Artikel 16: geldt voor niet-EU fabrikanten en verkopers van consumentenproducten.
• Belangrijke vereisten: schriftelijke volmacht, EU vestiging, openbare contactgegevens en tijdige reactie aan autoriteiten.

Voor zowel GDPR als GPSR neemt de vertegenwoordiger of verantwoordelijke uw wettelijke aansprakelijkheid niet over, maar is hij een verplicht aanspreekpunt voor naleving en handhaving. Het niet aanstellen of bijwerken van uw vertegenwoordiger kan leiden tot aanzienlijke zakelijke en juridische risico's.

Hoe kiest u een nieuwe vertegenwoordiger of verantwoordelijke?

Bij het wisselen van uw EU GDPR vertegenwoordiger of GPSR verantwoordelijke is het cruciaal een aanbieder te selecteren die zowel aan de wettelijke eisen als aan uw zakelijke behoeften voldoet. Hier zijn de belangrijkste factoren om te overwegen:

• EU vestiging: De aanbieder moet gevestigd zijn in een EU-lidstaat waar uw klanten zich bevinden. Bijvoorbeeld, de volmachten van REP27 worden ondertekend door Europe Services SE in Praag, Tsjechië, en dekken alle EU-landen.
• Snelheid en documentatie: Hoe snel kan de aanbieder een nieuwe volmacht en certificaat uitgeven? REP27 en GDPR Gateway Limited beloven aanwijzingen binnen 24 uur na ontvangst van volledige informatie.
• Dienstomvang: Dekt de aanbieder al uw verplichtingen (GDPR, GPSR, cosmetica, AI-wet, enz.)? Sommige, zoals REP27, bieden multi-service dekking met aparte certificaten per verordening.
• Transparantie en verificatie: Kan iedereen uw aanstelling online verifiëren? REP27 biedt publieke verificatie, wat waardevol is voor autoriteiten en marktplaatsen.
• Inbegrepen diensten en ondersteuning: Controleer of de prijs privacyverklaringsteksten, productetiketdetails, nalevingscontroles of ondersteuning voor meerdere producten/entiteiten omvat.

Vraag altijd om een duidelijke dienstbeschrijving en informeer naar eventuele extra kosten, opzegtermijnen of limieten op ondersteuning. Als u zowel GDPR als GPSR moet dekken, bevestig dan dat uw aanbieder aparte, verifieerbare certificaten voor elke verplichting kan uitgeven.

Wat de prijs echt omvat (en verborgen kosten)

De gepubliceerde prijzen voor GDPR- en GPSR-vertegenwoordiging variëren sterk, van €290/jaar (REP27) tot €860/jaar (GDPR Gateway Limited), of $79/maand (Gabsor). De werkelijke waarde hangt echter af van wat in de basisprijs is inbegrepen en wat extra kosten kan veroorzaken. Zo beoordeelt u de echte kosten:

• Volmacht en certificaat: Alle genoemde aanbieders leveren een schriftelijke volmacht en bevestigingsbrief. REP27 en GDPR Gateway Limited bieden certificaten en privacyverklaringsteksten.
• Publieke verificatie: REP27 biedt publieke verificatie van uw aanstelling, essentieel voor transparantie richting autoriteiten en marktplaatsen. Andere noemen deze functie niet expliciet.
• Jaarlijkse verlenging: De meeste aanbieders rekenen jaarlijks en vereisen verlenging om naleving te behouden. GDPR Gateway Limited vermeldt expliciet jaarlijkse verlengingsbevestiging.
• Product- of entiteitslimieten: REP27’s GPSR-dienst dekt onbeperkt aantal producten per plan, terwijl andere aanbieders mogelijk limieten hanteren (niet gespecificeerd – vraag vóór ondertekening).
• Compliance tools: Gabsor bevat nalevingsbadges, Trust Center en ROPA-builder, nuttig voor sommige bedrijven maar niet wettelijk verplicht.
• Verborgen kosten: Sommige aanbieders rekenen extra voor aanvullende entiteiten, teamleden of ondersteuning op aanvraag. Vraag altijd om een gedetailleerd overzicht en schriftelijke bevestiging van wat is inbegrepen.

Aanbieders vermelden zelden opzegtermijnen voor wisselen of kosten per incident. Verwacht u frequente wisselingen of veel contact met toezichthouders, bespreek deze voorwaarden vooraf. Voor productverkopers is het belangrijk dat labelupdates en documentwijzigingen inbegrepen zijn.

Hoe aanstelling en wisseling werkt: stapsgewijze handleiding

Het wisselen van uw EU GDPR vertegenwoordiger of GPSR verantwoordelijke is een proces met meerdere stappen dat zorgvuldige coördinatie vereist om nalevingslacunes te voorkomen. Hier is een praktische stapsgewijze gids:

1. Identificeer uw verplichtingen: Gebruik een nalevingscheck (zoals REP27’s gratis review) om te bevestigen welke regelgeving van toepassing is: GDPR, GPSR, cosmetica, AI-wet, enz.
2. Kies een nieuwe aanbieder: Selecteer een aanbieder gevestigd in het vereiste EU-land, met een dienstomvang die bij uw behoeften past. Vergelijk snelheid, documentatie en inbegrepen functies.
3. Voltooi onboarding: Vul het onboardingformulier van de aanbieder in met bedrijfsgegevens, vestiging en product- of service-informatie. REP27 en anderen beoordelen uw dossier vóór ondertekening.
4. Ondertekening volmacht: De aanbieder geeft een schriftelijke volmacht uit, meestal binnen 24 uur voor REP27 en GDPR Gateway Limited. U ontvangt een ondertekende brief, certificaat en privacyverklaring of labeltekst.
5. Werk documentatie bij: Werk direct uw privacyverklaring, website en productetiketten bij met de gegevens van de nieuwe vertegenwoordiger. Gebruik de exacte tekst van uw aanbieder.
6. Informeer vorige aanbieder: Breng uw oude vertegenwoordiger of verantwoordelijke op de hoogte van de wisseling. Controleer of uw contract een opzegtermijn of formele beëindiging vereist.
7. Stuur regelgevende contacten door: Zorg dat alle correspondentie van autoriteiten, marktplaatsen of consumenten wordt doorgestuurd naar uw nieuwe vertegenwoordiger. Voor productverkopers: werk uw Amazon-, eBay- of marktplaatsaccountgegevens bij.
8. Bewaar administratie: Bewaar uw nieuwe certificaat, volmacht en correspondentie voor auditdoeleinden. Gebruik publieke verificatielinks indien beschikbaar (zoals bij REP27).

Checklist voor wisselen:

1. Bevestig welke verplichtingen u moet dekken.
2. Vergelijk aanbieders op EU-vestiging, snelheid en inbegrepen zaken.
3. Onderteken een nieuwe volmacht en ontvang documentatie.
4. Werk alle publieke materialen bij (privacyverklaring, etiketten, marktplaatsaccounts).
5. Informeer uw vorige aanbieder en stuur contacten door.
6. Bewaar bewijs van naleving en verificatiecertificaten.

Wisselen is eenvoudig maar moet zorgvuldig worden beheerd om nalevingslacunes of verwarring bij autoriteiten en klanten te voorkomen.

Risico's, boetes en wat er gebeurt als het misgaat

Het niet aanstellen of correct bijwerken van uw EU GDPR vertegenwoordiger of GPSR verantwoordelijke brengt aanzienlijke risico's met zich mee. Volgens artikel 83 GDPR kunnen boetes oplopen tot €10 miljoen of 2% van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van wat hoger is. Productregelgeving zoals GPSR kan ook leiden tot productverwijdering, geblokkeerde verkoop of terugroepacties als u geen geldige verantwoordelijke persoon in de EU heeft.

• Regelgevende boetes: Toezichthouders kunnen hoge boetes opleggen voor ontbrekende of ongeldige vertegenwoordiging. Deze sancties gelden ook als uw bedrijf buiten de EU is gevestigd.
• Gevolgen voor marktplaatsen: Marktplaatsen zoals Amazon en eBay vereisen bewijs van een geldige verantwoordelijke persoon voor productvermeldingen. Het niet bijwerken kan leiden tot verwijdering van producten of opschorting van accounts.
• Bedrijfsverstoring: Zonder geldige vertegenwoordiger kunnen autoriteiten importen blokkeren, zendingen vertragen of regelgevingsverzoeken weigeren. Dit kan uw EU-activiteiten stilleggen.
• Aansprakelijkheid: De vertegenwoordiger neemt uw aansprakelijkheid niet over. U blijft verantwoordelijk voor naleving, gegevensbescherming en productveiligheid. Juridische stappen kunnen direct tegen uw bedrijf worden ingesteld.
• Reputatierisico: Gebrek aan transparantie of het niet reageren op regelgevende verzoeken kan uw reputatie bij klanten, partners en autoriteiten schaden.

Om deze risico's te vermijden, zorg dat uw nieuwe aanbieder gevestigd is in het vereiste EU-land, publieke verificatie biedt en al uw verplichtingen dekt. Houd alle documentatie up-to-date en reageer snel op regelgevende vragen.

Beslissingsmatrix: wie heeft een EU-vertegenwoordiger of GPSR verantwoordelijke nodig?

Niet elk bedrijf heeft een EU GDPR vertegenwoordiger of GPSR verantwoordelijke nodig. Gebruik deze matrix om uw verplichtingen te bepalen:

Uitzonderingen gelden voor overheidsinstanties en voor verwerking die incidenteel, laag-risico is en geen bijzondere categorieën of strafrechtelijke gegevens betreft. De meeste reguliere verkopers aan de EU, vooral via online marktplaatsen of die consumentengegevens verwerken, moeten een vertegenwoordiger of verantwoordelijke aanstellen.

Wat aanbieders meestal niet zeggen

• REP27: Biedt geen juridisch advies of procesvertegenwoordiging; alleen de rol van wettelijke vertegenwoordiger/verantwoordelijke wordt gedekt. Klanten blijven verantwoordelijk voor naleving en reacties op toezichthouders.
• Opzegtermijnen: De meeste aanbieders specificeren geen minimale contractduur of opzegtermijnen voor wisselen. Vraag deze voorwaarden altijd schriftelijk op om overlap of lacunes te voorkomen.
• Kosten per verzoek: Extra kosten voor aanvullende ondersteuning, documentupdates of spoedverzoeken worden zelden vermeld. Vraag een volledige tarievenlijst vóór ondertekening.
• Aansprakelijkheidsbeperkingen: De vertegenwoordiger neemt uw wettelijke aansprakelijkheid niet over. U moet zelf naleving waarborgen en reageren op regelgevende acties.
• Documentatie-updates: Wisselen van aanbieder vereist directe updates van privacyverklaringen, etiketten en marktplaatsaccounts. Niet bijwerken kan leiden tot niet-naleving of productverwijdering.
• Verificatie: Niet alle aanbieders bieden publieke verificatie van uw aanstelling. Deze functie is belangrijk voor transparantie richting autoriteiten en marktplaatsen.

Voordat u een aanbieder aanstelt of wisselt, verduidelijk alle voorwaarden, kosten en ondersteuningslimieten schriftelijk. Zorg dat de gegevens van uw nieuwe aanbieder worden gepubliceerd en verifieerbaar zijn zoals wettelijk vereist.

Realistische scenario's: wat geldt en wat te doen

• Scenario 1: Amerikaans SaaS-bedrijf met EU-gebruikers
  Een in de VS gevestigd SaaS-platform verzamelt persoonsgegevens van EU-gebruikers. Het heeft geen EU-vestiging. Het bedrijf moet een EU GDPR vertegenwoordiger aanstellen. REP27, EU Shield, Gabsor of GDPR Gateway Limited kunnen worden gekozen. Na wisseling werkt het bedrijf zijn privacyverklaring bij met de gegevens van de nieuwe vertegenwoordiger en bewaart het certificaat voor audits.
• Scenario 2: Chinese Amazon-verkoper die naar de EU verzendt
  Een Chinese fabrikant verkoopt consumentenproducten aan EU-klanten via Amazon. De verkoper moet een GPSR verantwoordelijke persoon aanstellen voor productetiketten en, indien persoonsgegevens worden verzameld, een GDPR vertegenwoordiger. REP27 dekt beide verplichtingen. De verkoper werkt na wisseling de Amazon-accountgegevens en productetiketten bij, wat zorgt voor voortdurende naleving en ononderbroken verkoop.
• Scenario 3: Britse webwinkel die aan de EU verkoopt
  Een in het VK gevestigde online retailer verkoopt direct aan EU-consumenten. Na Brexit maakt het VK geen deel meer uit van de EU, dus moet de winkel een EU GDPR vertegenwoordiger aanstellen. De retailer kiest een aanbieder, ondertekent een nieuwe volmacht, werkt de privacyverklaring bij en informeert de vorige vertegenwoordiger. Bij verkoop van fysieke producten kan ook een GPSR verantwoordelijke nodig zijn.

In alle scenario's zijn de belangrijkste stappen: een conforme aanbieder aanstellen, alle vereiste documentatie bijwerken en bewijs van naleving toegankelijk houden voor autoriteiten en marktplaatsen.