Hoe wissel je van EU GDPR vertegenwoordiger of GPSR verantwoordelijke persoon

• Wisselen vereist een nieuw schriftelijk mandaat (GDPR Art. 27(1))
• Werk privacyverklaringen en productlabels bij met nieuwe gegevens
• Informeer je oude vertegenwoordiger om het vorige mandaat te beëindigen
• Controleer wat inbegrepen is: verzoekafhandeling, certificaten, ondersteuning
• Prijzen en inbegrepen diensten verschillen sterk per aanbieder

Bijgewerkt 30 October 2026 · 8 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 30 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat de wet vereist (GDPR Artikel 27, GPSR Artikel 16)

Voor bedrijven buiten de EU die verkopen aan of mensen in de EU volgen, vereist GDPR Artikel 27(1) de schriftelijke benoeming van een in de EU gevestigde vertegenwoordiger. Deze vertegenwoordiger fungeert als contactpunt voor gegevensbeschermingsautoriteiten en betrokkenen. De vertegenwoordiger moet gevestigd zijn in een lidstaat waar de betrokkenen zich bevinden (Art. 27(3)). Voor productverkopers vereist GPSR Artikel 16 dat een verantwoordelijke persoon gevestigd in de EU wordt genoemd op productlabels en documentatie. Deze eisen gelden voor de meeste niet-EU bedrijven die goederen of diensten aan EU-consumenten aanbieden of hun gedrag online volgen. Uitzonderingen zijn opgenomen in GDPR Artikel 27(2) voor incidentele verwerking, niet-grootschalige verwerking van bijzondere categorieën gegevens en activiteiten die waarschijnlijk geen risico’s voor personen opleveren. Overheidsinstanties zijn ook vrijgesteld. De meeste reguliere online verkopers en dienstverleners vallen niet onder deze uitzonderingen en moeten een vertegenwoordiger aanstellen.

Bij het wisselen van vertegenwoordiger specificeert de wet geen formeel overgangsproces, maar je moet ervoor zorgen dat je nieuwe vertegenwoordiger schriftelijk wordt benoemd en dat alle openbare documenten (zoals privacyverklaringen en productlabels) tijdig worden bijgewerkt. Zo kunnen autoriteiten en personen altijd de juiste vertegenwoordiger bereiken.

Hoe kies je een nieuwe vertegenwoordiger of verantwoordelijke persoon

De juiste aanbieder kiezen is cruciaal voor naleving en soepele werking. Begin met te bevestigen dat de aanbieder wettelijk gevestigd is in de EU (voor GDPR) of VK (voor UK GDPR) en een schriftelijk mandaat kan leveren. Controleer of ze alle landen dekken waar je klanten zich bevinden, zoals vereist door GDPR Artikel 27(3). Beoordeel wat de prijs omvat: sommige aanbieders, zoals REP27, bieden een verifieerbaar certificaat, onbeperkte verzoekafhandeling en kant-en-klare teksten voor privacyverklaringen en productlabels. Anderen bieden alleen een virtueel adres of rekenen extra voor verzoekafhandeling of certificaten.

Let op het ondersteuningsmodel: REP27 belooft menselijke beoordeling en snelle onboarding (binnen 24 uur), terwijl anderen zoals rep4eu een e-mailreactie binnen 72 uur bieden. EU Shield bevat professionele aansprakelijkheidsverzekering, wat relevant kan zijn voor bedrijven die extra zekerheid zoeken. Gabsor en Usantis bieden compliance tools en privacybeleid snippets, nuttig voor bedrijven die extra documentatieondersteuning nodig hebben.

Controleer altijd de openbare registratie van de aanbieder, de mogelijkheid om certificaten uit te geven en of ze extra kosten rekenen voor verzoeken, certificaten of ondersteuning. Dit voorkomt verborgen kosten en waarborgt voortdurende naleving.

Wat de prijs echt omvat

Gepubliceerde prijzen voor GDPR- en GPSR-vertegenwoordigers kunnen misleidend zijn als je niet goed kijkt wat er daadwerkelijk inbegrepen is. Zo dekt de basisprijs van REP27 (vanaf €290/jaar) het schriftelijke mandaat, een verifieerbaar certificaat, onbeperkte verzoekafhandeling en kant-en-klare tekst voor je privacyverklaring of productlabels. Er zijn geen extra kosten vermeld voor verzoeken of certificaten. Daarentegen rekent Usantis $30–80/maand voor een virtueel adres, maar biedt beperkte of geen verzoekafhandeling – wat betekent dat als autoriteiten of betrokkenen contact opnemen, je mogelijk extra moet betalen of zelf het verzoek moet afhandelen. EU Shield’s €490/jaar omvat een EU-adres, betekening van processtukken, ROPA-opslag en professionele aansprakelijkheidsverzekering, maar details over extra kosten zijn niet gepubliceerd. Rep4eu dekt alle 27 EU-landen en levert een ondertekende aanstellingsbrief en correspondentieafhandeling voor €348/jaar, met ondersteuning via e-mail (72 uur reactietijd). Gabsor’s $79/maand plan omvat zowel EU- als UK-vertegenwoordiging, compliance tools en een privacybeleid snippet, maar ondersteuning en extra kosten zijn niet gedetailleerd op hun openbare pagina.

Vraag altijd een volledige specificatie van wat inbegrepen is, vooral als je verwacht veel verzoeken van autoriteiten of betrokkenen te ontvangen, of als je certificaten nodig hebt voor marktplaatsen. Sommige aanbieders rekenen extra per verzoek, per certificaat of voor het ondersteunen van meer dan één entiteit of productlijn. Anderen beperken het aantal ondersteunde gebruikers of teamleden. Transparantie en verifieerbaarheid zijn essentieel – REP27 bijvoorbeeld biedt een openbare verificatiepagina voor elke aanstelling, wat cruciaal is voor regelgevende controles en marktplaats-onboarding.

Verborgen kosten en uitsluitingen

Bij het wisselen of benoemen van een nieuwe vertegenwoordiger kunnen verborgen kosten en uitsluitingen zorgen voor nalevingslacunes of onverwachte uitgaven. Sommige aanbieders adverteren een lage basisprijs maar rekenen extra voor het afhandelen van verzoeken van autoriteiten, het uitgeven van certificaten of het ondersteunen van meer dan één rechtspersoon of product. Zo dekt Usantis’s gepubliceerde prijs alleen een virtueel adres, met beperkte of geen verzoekafhandeling inbegrepen. EU Shield en rep4eu publiceren geen details over extra kosten of uitsluitingen, dus je moet deze informatie opvragen voordat je tekent. Gabsor’s plan bevat compliance tools maar specificeert niet of er per verzoek of per certificaat kosten zijn.

REP27 vermeldt duidelijk dat onbeperkte verzoeken en certificaatuitgifte bij de prijs zijn inbegrepen, maar biedt geen juridisch advies of gerechtelijke vertegenwoordiging. Dit is een veelvoorkomende uitsluiting – de meeste vertegenwoordigers nemen je juridische aansprakelijkheid niet over en vertegenwoordigen je niet in de rechtbank. Jij blijft verantwoordelijk voor naleving en het beantwoorden van onderzoeken of handhavingsmaatregelen. Opzegtermijnen en minimale contractduur worden niet altijd gepubliceerd, dus verduidelijk deze voorwaarden voordat je wisselt. Bij wisselen moet je zorgen dat er geen overlap of onderbreking in vertegenwoordiging is, want dit kan leiden tot niet-naleving.

• Controleer op kosten per verzoek of per product
• Vraag naar opzegtermijnen
• Verduidelijk aansprakelijkheidsbeperkingen en uitsluitingen (bijv. geen juridisch advies of gerechtelijke vertegenwoordiging)
• Bevestig of certificaten en openbare verificatie inbegrepen zijn

Hoe de benoeming werkt: stap voor stap

Wisselen of benoemen van een nieuwe GDPR vertegenwoordiger of GPSR verantwoordelijke persoon omvat verschillende concrete stappen. Zo doe je dat:

1. Identificeer je verplichtingen: Gebruik een gratis check van een aanbieder of raadpleeg hun onboardingteam om te bevestigen of je een GDPR vertegenwoordiger, GPSR verantwoordelijke persoon of beide nodig hebt. REP27 biedt een gratis beoordeling van je bedrijfsactiviteiten en klantenbestand.
2. Vergelijk aanbieders: Bekijk de vergelijkingstabel hierboven en vraag gedetailleerde servicebeschrijvingen en voorwaarden op bij elke aanbieder.
3. Onboard bij de nieuwe aanbieder: Vul hun onboardingformulier in met gegevens over je bedrijf, producten/diensten en waar je actief bent. REP27 voert binnen 24 werkuren een menselijke beoordeling uit.
4. Onderteken het schriftelijke mandaat: De aanbieder stuurt je een mandaat ter ondertekening. Dit is wettelijk verplicht volgens GDPR Artikel 27(1) en GPSR Artikel 16.
5. Ontvang je certificaat en ondersteunende documenten: REP27 stuurt een ondertekende brief, een certificaat met QR-code en verificatiecode, en kant-en-klare tekst voor je privacyverklaring of productlabels. Andere aanbieders kunnen een ondertekende aanstellingsbrief of compliance badge leveren.
6. Werk je privacyverklaring en productlabels bij: Vervang de oude vertegenwoordiger door de nieuwe aanbieder in alle openbare documenten en online beleidsregels.
7. Informeer je vorige vertegenwoordiger: Breng je oude aanbieder schriftelijk op de hoogte dat hun mandaat wordt beëindigd. Dit voorkomt verwarring en zorgt dat alleen je nieuwe vertegenwoordiger in officiële documenten staat.
8. Bewaar alle documentatie: Houd kopieën van het ondertekende mandaat, certificaat en bewijs van updates aan je privacyverklaring en labels. Deze kunnen worden opgevraagd door autoriteiten of marktplaatsen.

Checklist om vandaag te volgen:

1. Identificeer of je een GDPR/GPSR vertegenwoordiger nodig hebt
2. Vergelijk aanbieders en vraag volledige servicedetails op
3. Onboard en dien benodigde documenten in
4. Onderteken het mandaat en verkrijg certificaat
5. Werk alle openbare verklaringen/labels bij
6. Informeer je oude aanbieder schriftelijk
7. Bewaar bewijs van benoeming en updates

Risico’s, boetes en wat aanbieders meestal niet zeggen

Het niet benoemen of bijwerken van je EU vertegenwoordiger of verantwoordelijke persoon kan ernstige regelgevende gevolgen hebben. Volgens GDPR kunnen autoriteiten je vertegenwoordiger direct benaderen (Artikel 27(4)), en als ze jou of je vertegenwoordiger niet kunnen bereiken, kun je onderzoeken of boetes krijgen. Benoeming van een vertegenwoordiger draagt je wettelijke aansprakelijkheid niet over – GDPR Artikel 27(5) maakt duidelijk dat je zelf verantwoordelijk blijft voor naleving en handhavingsmaatregelen. Hetzelfde geldt onder GPSR voor productnaleving.

Aanbieders benadrukken zelden bepaalde uitsluitingen en risico’s:

• Uitsluitingen van aansprakelijkheid: Vertegenwoordigers nemen je juridische verantwoordelijkheid niet over en betalen geen boetes namens jou.
• Opzegtermijnen: Sommige aanbieders vereisen voorafgaande kennisgeving om je contract te beëindigen; dit staat niet altijd vooraf vermeld.
• Kosten per verzoek of product: Sommige aanbieders rekenen extra voor verzoekafhandeling, certificaatuitgifte of ondersteuning van meerdere producten of entiteiten.
• Beperkingen in dienstverlening: De meeste vertegenwoordigers bieden geen juridisch advies of gerechtelijke vertegenwoordiging. Je moet zelf een advocatenkantoor inschakelen voor juridische verdediging of advies.

Om risico’s te minimaliseren:

• Zorg dat je aanbieder een verifieerbaar certificaat afgeeft en gevestigd is in de vereiste jurisdictie
• Houd je privacyverklaring en productlabels up-to-date
• Bewaar alle documentatie en bewijs van naleving

Realistische scenario’s: wat te doen

• Amerikaans SaaS-bedrijf met EU-gebruikers: Je verwerkt persoonsgegevens van EU-inwoners maar hebt geen EU-kantoor. Je moet een GDPR vertegenwoordiger in de EU benoemen. Kies een aanbieder (bijv. REP27, rep4eu), doorloop onboarding, onderteken het mandaat, werk je privacyverklaring bij met de nieuwe contactgegevens en bewaar het certificaat voor verificatie door autoriteiten of klanten.
• Chinese Amazon-verkoper die naar EU verzendt: Je verkoopt consumentenproducten rechtstreeks aan EU-klanten via Amazon. Je moet een GPSR verantwoordelijke persoon in de EU benoemen en hun gegevens op je productlabels vermelden. Kies een aanbieder (bijv. REP27), onderteken het mandaat, werk je labels bij en bewaar het certificaat voor marktplaatscontroles. Als je al een EU-importeur gebruikt, heb je mogelijk geen aparte verantwoordelijke persoon nodig.
• Britse webshop die aan EU verkoopt: Je verkoopt zowel digitale diensten als fysieke goederen aan EU-klanten. Je hebt zowel een GDPR vertegenwoordiger als een GPSR verantwoordelijke persoon nodig. Eén aanbieder kan beide rollen vervullen (bijv. REP27), maar je moet aparte mandaten ondertekenen voor elke verplichting. Werk je privacyverklaring en productlabels bij en bewaar alle certificaten en ondersteunende documenten.

In alle scenario’s volg je de stapsgewijze checklist hierboven en verduidelijk je met je aanbieder wat bij de prijs inbegrepen is en welke ondersteuning beschikbaar is bij verzoeken van autoriteiten of betrokkenen.